Архив канцелярии суда – это специализированное структурное подразделение суда, которое отвечает за комплектование, хранение, учёт и использование судебных документов (как бумажных, так и электронных). Он входит в состав канцелярии суда и возглавляется заведующим архивом. Деятельность архива регулируется федеральными нормативными актами, в частности Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 137 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования».
Законодательная база
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (от № 125‑ФЗ).
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 137 (2005) – инструкция по работе с архивными документами судов.
- Приказ Минкультуры России № 1372 (2015) – правила формирования и ведения описей дел.
Структура архива канцелярии суда
- Заведующий архивом – руководитель подразделения, отвечает за организацию работы, формирование описей и взаимодействие с судейским составом.
- Старший архивариус – контролирует процесс комплектования и сдачи дел в архив.
- Архивариусы – осуществляют приём, классификацию, описание и хранение документов.
- Технический персонал – обслуживает оборудование для электронного архива (серверы, сканеры, системы резервного копирования).
Основные функции архива
Согласно нормативным документам, архив канцелярии суда выполняет следующие задачи:
- Отбор судебных материалов, подлежащих хранению в архиве (решения, приговоры, постановления, материалы дел, вещественные доказательства).
- Комплектование дел: формирование полного пакета документов, включающего бумажные и электронные версии.
- Ведение описей дел – систематизированных справочников, позволяющих быстро находить нужный материал.
- Учёт движения документов: регистрация поступления, выдачи, перемещения и уничтожения (по решению суда).
- Обеспечение доступа к архивным материалам для судей, сторон процесса и исследователей в соответствии с законодательством о доступе к архивным документам.
- Оцифровка бумажных материалов и их интеграция в Электронный архив суда (ЭЛАР).
- Контроль за сохранностью вещественных доказательств и их передачей в архив после завершения дела;
Порядок передачи дел в архив
Процедура передачи судебного дела в архив регулируируется следующими этапами:
- Инициатива передачи – подаётся судейским составом после завершения всех процессуальных действий.
- Разрешение судьи – судья, под председательством которого дело рассматривалось, проверяет исполнение приговора и выдаёт разрешение на передачу.
- Комплектование – архивариусы собирают все материалы, формируют опись (бумажную и/или электронную).
- Регистрация в журнале – документ фиксируется в журнале учёта архивных дел;
- Хранение – делопроизводство передаёт дело в архив, где оно хранится в соответствии с установленными сроками (от 5 до 75 лет в зависимости от категории).
- Выдача – при необходимости суд или другие уполномоченные органы могут запросить доступ к архивному делу.
Ответственность и роль заведующего канцелярией суда
Заведующий канцелярией (и, соответственно, заведующий архивом) несёт ответственность за:
- Организацию работы канцелярии и архива в целом.
- Контроль за распределением входящей корреспонденции и её учётом.
- Обеспечение надёжного хранения как бумажных, так и электронных документов.
- Своевременное составление и сдачу в архив описей дел.
- Взаимодействие с судейским составом, юридическим отделом и другими подразделениями суда.
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://moscourt.gov.ru
Горячая линия суда
Тел.: 8 (800) -00‑00‑00 (круглосуточно)
Телефоны канцелярии и архива
- Канцелярия: 7 (499) -61‑01‑02
- Архив (отдел хранения дел): 7 (499) -67‑08‑30
Электронный адрес
mailto:info@moscourt.gov.ru
Личный кабинет на портале «Судебный портал»
Для подачи заявлений, запросов в архив и просмотра статуса дел используйте Личный кабинет (регистрация по ИНН/СНИЛС).
Личный приём (заведующего архивом)
Заведующий архивом: Самиева Умеда Исломидиновна
Приём в рабочие дни: 09:00 – 12:00, 14:00 – 16:30
Кабинет № 215, 2‑й этаж, Здание суда.
График приёма (общий)
- Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
- Суббота, воскресенье – выходные.
Отделы канцелярии
- Отдел делопроизводства.
- Отдел архивного дела.
- Отдел регистрации и распределения корреспонденции.
- Отдел информационных технологий (поддержка электронного архива).
Руководство
Заведующий канцелярией суда – Чуина Дарья Алексеевна
Заведующий архивом – Самиева Умеда Исломидиновна
Отзывы граждан
Иван Петров, – «Обратился в архив за копией решения по делу 2022‑г. Оказали помощь в течение 3 дней, все документы были предоставлены в электронном виде. Профессионально и быстро!»
Мария Сидорова, – «Сначала было сложно понять, какие документы нужны, но сотрудники канцелярии подробно объяснили порядок подачи запроса. Спасибо за вежливое обслуживание.»
Алексей Кузнецов, – «Электронный архив (ЭЛАР) значительно упростил поиск нужных материалов. Всё работает без сбоев, а доступ к документам ограничен только уполномоченными лицами.»
Краткое резюме
Архив канцелярии суда – это важный элемент судебной инфраструктуры, обеспечивающий надёжное хранение и учёт всех судебных материалов. Его работа регулируируется чёткими нормативными актами, а взаимодействие с другими подразделениями суда (канцелярией, ИТ‑отделом, судейским составом) позволяет поддерживать высокий уровень доступности и сохранности информации. При необходимости получения архивных материалов граждане и юридические лица могут воспользоваться официальными каналами связи, указанными выше.