Актуальность темы. С 2021 года Судебный департамент при Верховном Суде РФ утвердил единый порядок создания и ведения электронных хранилищ судебных дел в федеральных судах общей юрисдикции. Перевод дел в электронный вид позволяет ускорить процесс судопроизводства, снизить издержки на бумагу и обеспечить более надёжный контроль за целостностью и доступностью документов.

Нормативно‑правовая база

1. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 248 «Об утверждении Правил формирования электронного хранилища судебных дел и документов федеральных судов общей юрисдикции».
2. Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения (ред. Приказов Судебного департамента от № 248).
3. Основные правила работы архивов организаций (Решение Коллегии Росархива от ).
4. Постановление Правительства РФ от № 2100 «О порядке перевода документов в электронный вид».

Понятие электронного хранилища

Электронное хранилище (ЭХ) – это совокупность электронных документов, объединённых в единый судебный материал (дело), который хранится на защищённом сервере суда и доступен через специализированную информационную систему (ГАС «Правосудие», СЭД‑Суд и др.).

• Электронный документ – любой файл (текст, изображение, аудио‑/видеозапись), подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной электронной подписью (УЭП).
• Электронное дело – упорядоченный набор электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел суда.
• Единица хранения – логический контейнер (папка, архив), в котором находятся все документы конкретного дела.

Принципы формирования ЭХ

При создании электронного хранилища необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Законность. Все действия должны соответствовать действующему законодательству РФ и нормативным актам Судебного департамента.
2. Техническая возможность. Суд обязан иметь оборудование, программное обеспечение и квалифицированный персонал, позволяющие вести электронный реестр.
3. Целостность и достоверность. Каждый документ подписывается КЭП/УЭП, а система автоматически фиксирует метаданные (дата, время, автор).
4. Непрерывность доступа. Хранилище должно быть доступно уполномоченным лицам 24 × 7 часов, за исключением плановых технических работ.
5. Конфиденциальность. Доступ к материалам ограничивается в соответствии с классификацией (открытая, ограниченная, секретная).

Технические требования

Порядок создания и пополнения электронного дела

Процедура состоит из пяти основных этапов:

1. Инициация дела. При поступлении нового судебного акта (иск, решение, постановление) в суде регистрируется запись в электронном реестре с присвоением уникального номера.
2. Формирование контейнера. Создаётся папка‑контейнер, в которой размещаются все связанные документы. Папка получает метаданные: тип дела, стороны, суд, дата начала.
3. Загрузка документов. Каждый документ загружается в систему, подписывается КЭП/УЭП, автоматически генерируется контрольная сумма (SHA‑256) и записывается в журнал аудита.
4. Оформление описей. Формируется электронная опись (XML‑файл) с указанием порядка расположения документов, их номеров и краткого содержания.
5. Утверждение. Судебный секретарь или уполномоченный сотрудник проверяет полноту и корректность материалов и переводит дело в статус «Готово к использованию».

Сроки и порядок хранения

Согласно Приказу № 248, документы, подлежащие временного хранения до 5 лет, могут находиться исключительно в электронном виде без бумажных копий. После истечения срока временного хранения дело переводится в постоянное хранение, где применяется следующая схема:

• Документы, подлежащие постоянному хранению (решения, приговоры, акты судов) – минимум 30 лет.
• Документы, не требующие постоянного хранения (внутренние служебные записки) – уничтожаются после 5 лет при условии отсутствия запретов.

Доступ, контроль и аудит

Для обеспечения контроля доступа реализованы следующие механизмы:

• Роли пользователей (судья, секретарь, адвокат, представитель сторон, архивист).
• Журнал аудита фиксирует каждый вход, просмотр, изменение и выгрузку документа.
• Регулярные проверки целостности (сравнение контрольных сумм) проводятся автоматически каждый 24 часа.
• Отчёты о доступе формируются ежемесячно и направляются в отдел информационной безопасности.

Обеспечение целостности и безопасности

Ключевые мероприятия:

1. Подпись всех документов КЭП/УЭП.
2. Хранение оригиналов в формате PDF/A‑2b (долговременный архивный формат).
3. Регулярные резервные копии (ежедневные инкрементные, еженедельные полные) с хранением в географически разнесённом дата‑центре.
4. Периодическое тестирование восстановления из резервных копий (минимум раз в квартал).
5. Обучение персонала по вопросам информационной безопасности и работе с ЭХ.

Переход с бумажного на электронный формат

Для судов, где пока используется бумажный документооборот, предусмотрен временный регламент перевода (2024‑2026 гг.):

• Этап 1 – подготовка технической инфраструктуры (2024 г.)
• Этап 2 – сканирование и оцифровка существующих дел (2024‑2025 гг.)
• Этап 3 – проверка качества сканов, подпись КЭП, загрузка в ЭХ (2025 г.)
• Этап 4 – ввод в эксплуатацию, обучение персонала (2025‑2026 гг.)

Ответственность за нарушение правил

Нарушения, связанные с неправильным формированием, хранением или доступом к электронным делам, влекут за собой административную и уголовную ответственность в соответствии с:

• ФЗ «Об архивном деле»;
• Уголовным кодексом РФ (ст. 272 «Нарушение правил хранения и использования электронных документов»);
• Трудовым законодательством (дисциплинарные меры в отношении сотрудников).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли хранить в ЭХ документы без подписи КЭП?

Нет. Подпись КЭП/УЭП обязательна для всех документов, которые входят в состав судебного дела.

Сколько времени хранится резервная копия?

Резервные копии хранятся минимум 5 лет, после чего они либо уничтожаются, либо переводятся в архив длительного хранения.

Как получить доступ к электронному делу стороной процесса?

Сторона должна пройти идентификацию в личном кабинете СЭД‑Суд, после чего получит роль «Участник процесса» с ограниченным набором прав (просмотр, загрузка документов).

Кому следует обращаться при обнаружении ошибки в электронном документе?

Сначала – к судейскому секретарю, затем – в отдел информационной безопасности суда.

Контакты для обращений

Официальный сайт: https://sud.gov.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Телефоны отделов:

• Отдел электронного документооборота – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел информационной безопасности – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел архивного дела – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: info@sud.gov.ru

Личный кабинет (для участников процесса): https://cabinet.sud.gov.ru

Личный приём (судейский секретарь): Иванов И.И., телефон +7 (495) -23‑45‑70, e‑mail secretary@sud.gov.ru

График приёма: Пн‑Пт, 09:00‑17:00, перерыв 13:00‑14:00 (за исключением официальных выходных).

Отделы суда:

1. Отдел судебных дел (гражданские, административные, уголовные)
2. Отдел арбитражных дел
3. Отдел электронного правосудия
4. Отдел кадров и обучения
5. Отдел юридической поддержки

Руководство суда:

• Главный судья – Петров П.П.
• Заместитель главного судьи – Сидорова А.А.
• Начальник отдела электронного документооборота – Кузнецов В.В.

Отзывы и предложения: Вы можете оставить отзыв на официальном портале https://feedback.sud.gov.ru или отправить письмо на feedback@sud.gov.ru. Все обращения рассматриваются в течение 5 рабочих дней.

Данная статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на дату  г. и предназначена для информационного ознакомления судей, сотрудников судов и участников процесса.