Статус документа: УТРАТИЛ СИЛУ (Признан утратившим силу с в связи с вступлением в силу Приказа Судебного департамента при ВС РФ от № 56)․ Ниже представлена справочная информация о историческом акте, регламентировавшем архивное дело в судах общей юрисдикции на 2005–2019 гг․

Описание

Общие сведения

Полное наименование: Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования․

Утверждающий документ: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г․ № 157․

Дата регистрации в Минюсте РФ: (Рег․ № 7472)․

Сфера действия: Федеральные суды общей юрисдикции (областные, краевые суды, суды республик, автономных округов и округов, районные суды, гарнизонные военные суды и др․)․

Назначение: Установление единых правил формирования архивных фондов судов, определения сроков хранения, порядка экспертизы ценности документов, их комплектования, учета, хранения и предоставления для использования․

История изменений (редакции)

• Исходная редакция: Приказ от № 157 (вступил в силу )․
• Изменения № 1: Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 102․
• Изменения № 2: Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 246․
• Редакция от : Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 265 (действовала до 2019 г․)․

Структура Инструкции (по редакции 2013 г․)

1. Раздел I․ Общие положения․ Нормативная база, определения, задачи архива суда, состав архивного фонда․
2. Раздел II․ Организация работы с документами в структурных подразделениях суда․ Регистрация, учет, комплектование дел, сроки хранения в делах текущего дела․
3. Раздел III․ Экспертиза документов и отбор на хранение․ Порядок проведения экспертизы акта экспертизы, состав экспертной комиссии, категории сроков хранения (временные / постоянные)․
4. Раздел IV․ Комплектование и описание архивных дел․ Правила сборки дел, оформление обложек, внутрьделовые описи, формирование описей дел фонда․
5. Раздел V․ Учет архивных документов․ Виды учета (фондовый, описной, карточный), ведение справочно-поискового аппарата․
6. Раздел VI․ Хранение и обеспечение сохранности․ Требования к архивным помещениям, условиям хранения (температура, влажность), пожаробезопасность, антибиологическая защита․
7. Раздел VII․ Использование архивных документов․ Порядок выдачи дел в судовые заседания, выдачи копий/выписок гражданам и организациям, межархивное подписание․
8. Раздел VIII․ Передача архивных дел в государственные архивы․ Сроки передачи (обычно через 10 лет после завершения дела), порядок передачи, состав сопроводительных документов (акты приема-передачи)․
9. Раздел IX․ Уничтожение документов․ Порядок отбора на уничтожение после истечения сроков хранения, состав ликвидационной комиссии, оформление актов уничтожения․
10. Приложения: Типовые формы обложек дел, описей, актов экспертизы, актов приема-передачи, реквизиты учета․

Ключевые положения, закрепленные Инструкцией

• Сроки хранения: Устанавливались в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции, и сроков их хранения (утв․ Росархивом и Судебным департаментом)․ Судебные дела, как правило, относились к категории «постоянное хранение» или длительные сроки (70–75 лет и более)․
• Экспертная комиссия: Создавалась при суде для ежегодной экспертизы дел с истекшим сроком хранения в структурных подразделениях․ Решения оформлялись Актом экспертизы․
• Комплектование: Жесткие требования к хронологическому/систематическому порядку, нумерации листов, заполнению обложки (инвентарный номер, шифр дела, даты, срок хранения, подпись ответственного)․
• Электронные документы: В последних редакциях (после 2012 г․) внедрялись нормы по работе с электронными делами и документами (порядок фиксации на носителях, контроль целостности, миграция форматов)․

Причина утраты силы

С г․ Инструкция 2005 г․ признана утратившей силу в связи с вступлением в силу Приказа Судебного департамента при ВС РФ от № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции»․ Новый акт учтет переход на электронное делопроизводство (Система «Мой Арбитр», ГАС «Правосудие», АИС «Суды общей юрисдикции») и актуализировал требования к электронным архивам․

Контакты для обращений (по текущему архивному делопроизводству в судах)

Поскольку Приказ № 157 утратил силу, обращения по вопросам архивного дела в судах общей юрисдикции необходимо адресовать в актуальные структуры Судебного департамента при ВС РФ или непосредственно в соответствующий суд․

Официальный сайт

• Судебный департамент при Верховном Суде РФ: suddep․ru (Разделы: «Деятельность» → «Архивное дело и делопроизводство»)
• Верховный Суд РФ: vsrf․ru
• Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги): gosuslugi․ru (для запросов копий судебных актов)

Горячая линия / Телефоны справочно-информационной службы Судебного департамента

• Единый справочно-информационный телефон Судебного департамента: +7 (495) -06-48-00 (автоинформатор, перевод на отделы)
• Телефон приемной Судебного департамента: +7 (495) -06-48-12
• Горячая линия по вопросам доступа к правосудию (ВС РФ): ###-###-#### (бесплатно по РФ)

Электронный адрес (E-mail)

• Официальный электронный адрес Судебного департамента: dep@vsu․ru (для официальных обращений)
• Адрес для обращений по архивному делу и делопроизводству (актуальный уточняйте на сайте suddep․ru): Часто используется общий ящик или ящик Отдела делопроизводства и архивного дела․

Личный кабинет

Для работы с архивными документами и судебными делами в электронном виде используются следующие АИС:

• АИС «Суды общей юрисдикции» (кабинет участника дела): sudrf․ru — поиск дел, ознакомление с материалами, подача документов․
• ГАС «Правосудие» (Единая автоматизированная информационная система): Внутренняя система для судей и сотрудников судов (доступ к электронным архивам, карточкам дел)․
• Личный кабинет на Госуслугах: Для получения справок, копий решений, информации о движении дела․

Личный прием и График приема

Судебный департамент при ВС РФ (Центральный аппарат)

Адрес: 119991, г․ Москва, ул․ Житная, д․ 14 (или ул․ Новый Арбат, д․ 15 — уточняйте на сайте)․

Приемная: Прием граждан по личным вопросам ведется в порядке, установленном Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»․

График приема руководителей структурных подразделений (в т․ч․ Отдела делопроизводства и архивного дела): Обычно по предварительной записи через сайт suddep․ru (раздел «Приемная») или по телефону +7 (495) -06-48-12․

Архивы конкретных судов (Федеральные суды общей юрисдикции)

Архивы находятся непосредственно в зданиях судов; Прием посетителей для ознакомления с делами осуществляется в рабочее время суда (обычно пн-пт: 09:00–18:00, перерыв 13:00–14:00), в порядке ст․ 15 ФЗ «Об архивном деле в РФ» и ст․ 10 ФЗ «О предоставлении гражданам информации о деятельности судов»․

• Необходимо заранее подать ходатайство/заявление на ознакомление с делом (через канцелярию суда или Госуслуги)․
• Выдача копий документов производится в срок до 3 рабочих дней (ст․ 10 ФЗ «О предоставлении․․․»)․

Структура и Отделы (релевантные архивному делу)

Аппарат Судебного департамента при ВС РФ

• Отдел делопроизводства и архивного дела (ОДАД): Основной куратор методики ведения делопроизводства, формирования архивов, утверждения перечней сроков хранения, контроля за соблюдением инструкций (ныне Приказа № 56)․
• Управление информатизации и информационной безопасности: Курирует электронные архивы, АИС «Суды общей юрисдикции», цифровизацию фондов․
• Отдел организационного обеспечения деятельности судов: Координирует работу канцелярий и архивов судов субъектов РФ․

В структуре самого суда (на месте)

• Архив суда (Архивное управление/сектор): Непосредственное хранение, учет, выдача дел․ Заведует архивариус / старший архивист․
• Канцелярия (Секретарь судебной сессии / Управление канцелярии): Формирование дел текущего хранения, регистрация входящих/исходящих, передача дел в архив по истечении сроков․
• Экспертная комиссия по ценности документов: Создается при председателе суда ежегодно для проведения экспертизы (состав: председатель суда/заместитель, архивариус, секретарь сессии, представители судебных коллегий)․

Руководство (Ключевые лица, отвечающие за архивную сферу)

Примечание: Персональный состав руководства может меняться․ Актуальные данные публикуются на официальных сайтах судов и Судебного департамента․

Отзывы и экспертные комментарии (Ретроспективный анализ Приказа № 157)

Поскольку документ утратил силу в 2019 году, «отзывы» в привычном понимании (отзывы пользователей сервиса) не применимы․ Ниже приведен обобщенный профессиональный анализ юристами и архивистами, применявшим данную Инструкцию в 2006–2019 гг․

Позитивные аспекты (на момент действия)

• Единый стандарт: Впервые привел к единообразию комплектования дел во всех судах общей юрисдикции РФ (обложки, описи, акты)․
• Четкая регламентация экспертизы: Ввел обязательную ежегодную экспертизу с фиксированным составом комиссии и формой Акта, что снизило риск преждевременного уничтожения дел․
• Учет электронных документов (ред․ 2012/2013): Своевременно заложил правовую базу для перехода на электронное делопроизводство (фиксация хэш-сумм, метаданных)․
• Связь с Росархивом: Четко прописал процедуру передачи дел в государственные архивы субъектов РФ (форма акта приема-передачи)․

Недостатки и причины замены

• Несоответствие реалиям «Электронного правосудия»: К 2018–2019 гг․ основной документооборот судов перешел в электронный вид (АИС «Суды ОЮ», ГАС «Правосудие»)․ Инструкция 2005 г․ (даже в ред․ 2013) не решала вопросы: юридическая значимость электронных оригиналов, долгосрочное хранение электронных подписей, миграция форматов, доступ к метаданным;
• Отсутствие норм по гибридным фондам: Не было четкого алгоритма работы с делами, часть документов в которых на бумаге, а часть, в электронном виде (например, протоколы заседаний на бумаге, а заявления — электронные)․
• Устаревшие термины и формы: Использовались термины бумажного делопроизводства («сшивка», «пронумеровка листов», «переплет»), не применимые к электронным делам․
• Сложность контроля сроков: Бумажные описи и карточки не позволяли автоматизировать мониторинг сроков хранения и формирование списков на экспертизу/уничтожение/передачу․

Чем заменен (Текущий нормативный акт)

С действует Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 56 (ред․ от ) «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции»․

Ключевые новшества Приказа № 56:

1. Понятие «электронное архивное дело» и «электронный архивный фонд»․
2. Требования к системам электронного архивирования (обеспечение подлинности, целостности, читаемости)․
3. Порядок формирования единого электронного архива суда․
4. Исключение дублирования бумажных и электронных копий (принцип «единого оригинала»)․
5. Автоматизированный учет и контроль сроков через АИС․

Резюме

Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 157 был фундаментальным документом, регулировавшим архивное дело в судах общей юрисдикции на протяжении почти 14 лет․ Он заложил базу единого подхода к комплектованию, экспертизе и передаче дел в госархивы․

Однако, в связи с полной цифровизацией судебной системы (внедрение АИС «Суды общей юрисдикции», обязательное электронное делопроизводство), данная Инструкция утратила силу в мае 2019 года․ В настоящее время архивная работа в федеральных судах общей юрисдикции регулируется

Для решения текущих вопросов (получение копий решений, ознакомление с материалами дела, запрос архивной справки) необходимо обращаться в конкретный суд (через канцелярию, сайт суда или Госуслуги) или в Судебный департамент при ВС РФ (по методическим вопросам)․

Информация актуальна на ․ Нормативные акты подлежат проверке в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Официальный интернет-портал правовой информации pravo․gov․ru) перед применением․