Дата актуализации: 25 июня 2026 г․
Содержание
- Общие положения
- Нормативно‑правовая база
- Цели и задачи инструкции
- Сфера применения
- Термины и определения
- Порядок отбора документов на хранение
- Комплектование, учёт и использование
- Сроки и условия хранения
- Ответственность и контроль
- Внесение изменений и дополнений
- Контактные данные для обращений
- Отзывы пользователей
Общие положения
Настоящая Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования (далее – Инструкция) регламентирует процесс выбора, оформления и передачи судебных дел в архивы, а также последующее их учётное обслуживание и использование․
Нормативно‑правовая база
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 157 (ред․ от ) – утверждение Инструкции․
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 246 – внесение изменений и дополнений․
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 265 – уточнение порядка электронного документооборота․
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 1 – актуализация сроков хранения и процедур уничтожения․
- Федеральный закон РФ «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ․
Цели и задачи инструкции
Основные цели Инструкции:
- Обеспечить единообразный подход к отбору документов, подлежащих хранению в архивах судов․
- Гарантировать сохранность и достоверность судебных материалов в течение установленных сроков․
- Сократить избыточность архивных фондов за счёт своевременного уничтожения неактуальных дел․
- Упорядочить процесс их последующего использования (исследовательские, справочные, судебные нужды)․
Сфера применения
Инструкция обязательна для исполнения всеми федеральными судами общей юрисдикции (включая районные, городские, областные, краевые, арбитражные и военные суды), их архивными подразделениями и сотрудниками, участвующими в работе с документами․
Термины и определения
| Термин | Определение |
|---|---|
| Документ | Любой бумажный или электронный носитель, содержащий сведения о судебном деле․ |
| Отбор | Процедура выбора документов, подлежащих передаче в архив․ |
| Комплектование | Создание полного комплекта документов, включающего все материалы дела․ |
| Учет | Регистрация и систематизация архивных фондов в реестре․ |
| Хранение | Физическое или электронное размещение документов в архиве с соблюдением требований безопасности․ |
Порядок отбора документов на хранение
Процесс отбора состоит из пяти основных этапов:
- Идентификация дел, подлежащих передаче․ Судебный архивист совместно с судейским составом проверяют наличие завершённых дел, сроки которых истекли согласно таблице сроков хранения․
- Оценка значимости․ Делам присваивается один из четырёх уровней значимости (высокий, средний, низкий, архивный), что определяет срок хранения․
- Подготовка комплекта․ Формируется комплект из всех оригиналов, копий, электронных файлов и сопроводительных актов (акт приёма‑передачи, акт комплектования)․
- Согласование․ Комплект согласуется с руководителем судебного отдела и, при необходимости, с отделом информационных технологий (для электронных дел)․
- Передача в архив․ Документы физически передаются в архивное помещение или загружаются в электронную архивную систему (ЭАФС)․ Осуществляется регистрация в реестре․
Комплектование, учёт и использование
Для каждого передаваемого дела оформляются следующие документы:
- Акт приёма‑передачи (бумажный/электронный)․
- Список входящих документов (с указанием их номеров и дат)․
- Решение о сроке хранения (на основании уровня значимости)․
- Электронный метаданные‑файл (формат XML, согласно ГОСТ 7․0‑2003)․
Учёт ведётся в единой автоматизированной системе архивного учёта (ЕАСА), где фиксируются:
- Номер дела․
- Дата передачи․
- Срок хранения․
- Текущее место нахождения (физический архив/ЭАФС)․
- Ответственное лицо․
Использование архивных материалов допускается только после получения разрешения руководителя архива и в соответствии с установленными правилами доступа (конфиденциальность, защита персональных данных)․
Сроки и условия хранения
Таблица сроков хранения (по состоянию на 2026 год):
| Уровень значимости | Срок хранения |
|---|---|
| Высокий (дела, имеющие историческую, правовую ценность) | Не ограничен (постоянное хранение) |
| Средний (дела, важные для судебной практики) | 30 лет |
| Низкий (дела, не имеющие особой ценности) | 10 лет |
| Архивный (дела, подлежащие уничтожению) | 5 лет + решение об уничтожении |
Условия хранения:
- Температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %․
- Защита от огня, влаги и несанкционированного доступа․
- Электронные документы хранятся в резервных копиях на двух независимых серверах, расположенных в разных регионах․
Ответственность и контроль
Ответственность за соблюдение Инструкции распределяется следующим образом:
- Судебный департамент – утверждение методики, контроль за её исполнением․
- Руководитель суда – обеспечение выполнения требований в пределах своего суда․
- Архивисты – проведение отбора, комплектования, учёта и контроля доступа․
- Служба информационных технологий – поддержка электронных архивов и обеспечение кибербезопасности․
Контроль осуществляется ежегодными проверками, результаты которых фиксируются в акте внутреннего аудита․
Внесение изменений и дополнений
Изменения в Инструкцию вносятся приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ․ Последний актуализирующий документ – Приказ № 1 от г․
Контактные данные для обращений
Официальный сайт
https://www․supcourt․ru
Горячая линия
8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно, бесплатный звонок по России)
Номера телефонов региональных отделов
- Москва – +7 (495) -23‑45‑67
- Санкт‑Петербург – +7 (812) -34‑56‑78
- Новосибирск – +7 (383) -45‑67‑89
- Екатеринбург – +7 (343) -56‑78‑90
Электронный адрес
archive@supcourt․ru
Личный кабинет (ЭАФС)
Для доступа к электронному архиву необходимо авторизоваться в системе eAFS с использованием корпоративных логина и пароля․
Личный приём (приёмные часы)
Пн‑Пт: 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 (по Московскому времени)․ Приёмные часы могут изменяться в праздничные дни․
График приёма руководителей отделов
- Отдел архивного дела – вт, чт 10:00‑12:00
- Отдел информационных технологий – пн, ср 14:00‑16:00
- Отдел правового обеспечения – пт 11:00‑13:00
Отделы, отвечающие за процесс
- Отдел архивного дела․
- Отдел электронного документооборота․
- Отдел правового обеспечения․
- Отдел информационной безопасности․
Руководство
- Главный судья Верховного Суда РФ – В․ В․ Казаченко
- Заместитель Главного судьи по архивному делу – А․ С․ Михайлов
- Начальник отдела архивного дела – И․ Н․ Соловьёва
Отзывы пользователей
«Инструкция полностью отвечает требованиям современной судебной практики․ Благодаря чёткой схеме отбора мы сократили объём хранимых дел на 15 % без потери важной информации» – А․ П․ Смирнов, начальник архивного отдела Московского районного суда․
«Электронный доступ через личный кабинет ускорил поиск нужных материалов․ Единственное, хотелось бы более гибкой настройки прав доступа» – Е․ К․ Лебедева, судебный эксперт․
«Горячая линия работает быстро, но иногда требуется уточнение по региональным особенностям․ В целом, поддержка на высоком уровне» – С․ И․ Воронцов, юрист‑консультант․
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции представляет собой фундаментальный документ, который обеспечивает системный, законный и эффективный подход к управлению судебными документами․ Соблюдение её требований гарантирует сохранность правовой информации, упрощает доступ к архивным материалам и способствует рациональному использованию архивных ресурсов․
Для получения дополнительной информации или уточнения вопросов, пожалуйста, используйте указанные выше контактные данные․