Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ – нормативный документ,
утверждённый Пленумом Высшего арбитражного суда (приказ от 25 марта 2004 г. № 27,
Постановление Пленума ВАС РФ от 25 декабря 2013 г. № 100, ред. от ).
В ней изложены требования к организации работы всех структурных подразделений
арбитражных судов (первая, апелляционная и кассационная инстанции), порядок
оформления, регистрации, хранения и передачи судебных документов, а также
правила электронного документооборота.

Краткое содержание инструкции (9 разделов)

• Раздел I; Общие положения
• Раздел II. Судебное делопроизводство
• Раздел III. Протоколирование судебных заседаний
• Раздел IV. Оформление судебных актов
• Раздел V. Делопроизводство в апелляционных и кассационных судах
• Раздел VI. Электронный документооборот (ЕСП)
• Раздел VII. Хранение и архивирование дел
• Раздел VIII. Работа с жалобами и ходатайствами
• Раздел IX. Контроль сроков и отчётность

10 практических инструкций для сотрудников делопроизводства

1. Организационная структура и штатное расписание

   Что делается: Формировать штатное расписание в соответствии с
   требованиями Инструкции (раздел I). Учитывать количество дел, типы дел,
   объём работы и техническую оснащённость подразделения.

   Почему важно: Позволяет обеспечить достаточное количество
   сотрудников для своевременного рассмотрения дел и исключить
   перегрузку персонала.

2. Приём и регистрация входящих документов

   Этапы:
   1) Приём документов в регистратуре;
   2) Присвоение регистрационного номера (по шаблону из раздела II);
   3) Внесение сведений в журнал регистрации (бумажный или электронный);
   4) Формирование электронного образа в системе ЕСП.

   Требования: документ должен быть подписан, датирован и
   соответствовать формальным требованиям (шрифты, поля, реквизиты).

3. Протоколирование судебных заседаний

   Протоколы оформляются в соответствии с разделом III Инструкции:

   • указываются дата, время, место, состав суда;
   • фиксируются заявления, возражения, доказательства;
   • протокол подписывается председателем суда и секретарём.

   После подписания протокол вносится в дело и загружается в ЕСП в течение
   24 часов.

4. Оформление судебных актов (решений, определений, приказов)

   По разделу IV Инструкции:

   1. Подготовка проекта акта в соответствии с шаблоном (,
      реквизиты, мотивировочная часть, выводы);
   2. Проверка юридической точности (согласование с судейским составом);
   3. Подписание председателем суда и печатью.

   Готовый акт размещается в ЕСП и в случае необходимости в публичном
   реестре арбитражных судов.

5. Делопроизводство в апелляционной и кассационной инстанциях

   При работе с делами высших инстанций (раздел V) необходимо:

   • Соблюдать более строгие сроки рассмотрения (апелляция – 30 дней,
     кассация – 45 дней);
   • Вести отдельный журнал апелляционных и кассационных дел;
   • Обеспечить передачу полного пакета материалов из нижестоящего суда.

6. Электронный документооборот (ЕСП)

   Ключевые действия:

   1. Регистрация всех входящих и исходящих документов в системе «Единая
      система подачи» (ЕСП);
   2. Обеспечение цифровой подписи (КЭП) для всех судебных актов;
   3. Контроль целостности и конфиденциальности данных.

   Переход на электронный документооборот сокращает сроки рассмотрения дел
   и повышает прозрачность процесса.

7. Хранение и архивирование дел

   По разделу VII Инструкции:

   • Документы хранятся в архиве в течение 5 лет после завершения дела
     (10 лет – для дел, связанных с банкротством);
   • Физический архив располагается в специально отведённом помещении,
     отвечающем требованиям пожарной и охранной безопасности;
   • Электронные копии сохраняются в системе резервного копирования
     (не менее 3 копий в разных местах).

8. Работа с жалобами и ходатайствами

   Приём жалоб (раздел VIII):

   1. Регистрация жалобы в журнале;
   2. Проверка соответствия формы (заявление, обоснование, доказательства);
   3. Передача в суд для рассмотрения в установленный срок (10 дней).

   Ходатайства рассматриваются аналогично, но могут быть поданы в любой
   момент процесса, если не нарушают процессуальные сроки.

9. Согласование и проверка юридической точности

   Каждый проект судебного акта проходит проверку:

   • Секретарь проверяет форму и наличие всех обязательных реквизитов;
   • Судья‑консультант проверяет правовую часть (ссылка на нормы АПК РФ,
     судебную практику);
   • После согласования документ подписывается и фиксируется в реестре.

10. Контроль сроков и отчётность

    По разделу IX:

    1. Вести календарный план дел с указанием контрольных дат;
    2. Автоматический контроль в системе ЕСП (уведомления о приближающихся
       сроках);
    3. Ежемесячная отчётность перед руководством суда (количество принятых,
       рассмотренных и завершённых дел).

    Нарушения сроков фиксируются в журнале нарушений и рассматриваются в
    рамках внутреннего контроля.

Контактная информация для обращения в арбитражные суды РФ

Соблюдение 10 ключевых инструкций, изложенных в официальной
Инструкции по делопроизводству, гарантирует эффективную работу арбитражных судов,
ускоряет рассмотрение дел и повышает доверие участников процесса. Регулярный
контроль за выполнением требований, использование электронных систем и
своевременное взаимодействие с заявителями через указанные контакты позволяют
поддерживать высокий уровень качества судебных услуг в Российской Федерации.