Цель инструкции – установить единые требования к подготовке, оформлению, обработке, хранению и использованию документов, а также к организации документооборота в Федеральной службе судебных приставов (ФССП России). Инструкция является основным нормативным документом, регламентирующим делопроизводство в органе.
Основные понятия
- Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
- Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.
- Документооборот – система перемещения, регистрации, учета и хранения документов в пределах ФССП.
Нормативно‑правовая база
Инструкция утверждена приказом ФССП России от № 682 и с тех пор неоднократно изменялась приказами:
- № 71
- № 355
- № 94
- № 112
- № 280
- № 467
- № 562
- № 10
- № 236
- № 286
- № 355
- № 457
- № 194
- № 366
- № 490
- № 65
- № 292
Кроме того, в работу инструкции входят положения:
- Приказ ФССП России от 30 мая 2006 г. № 58 «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в ФССП»;
- Распоряжение ФССП России от 18 сентября 2006 г. № 69 «О порядке рассмотрения обращений граждан, поступающих заместителям директора ФССП России на личном приеме»;
- Регламент ФССП России от № 140 (зарегистрирован в Минюсте РФ , рег. № 8553);
- ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации».
Структура инструкции (ключевые разделы)
- Общие положения – цель, область применения, основные термины.
- Требования к оформлению документов – шапка, реквизиты, подпись, печать, электронный вид.
- Порядок регистрации и учета – журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, реестры дел.
- Хранение и архивирование – сроки, формы (бумажные и электронные), условия доступа.
- Обработка входящих обращений – регламент рассмотрения жалоб, заявлений, запросов.
- Контроль и проверка – внутренний аудит делопроизводства, ответственность за нарушения.
- Переход на электронный документооборот – использование ЕИС ФССП, подпись ФЭП.
Краткое содержание основных положений
4.1 Оформление входящих документов
Все входящие письма, заявления и запросы фиксируются в журнале регистрации входящей корреспонденции в течение 1 рабочего дня. Указываются:
- Дата получения;
- Наименование и реквизиты отправителя;
- Краткое содержание;
- Ответственный сотрудник.
4.2 Оформление исходящих документов
Исходящие документы (приказы, решения, ответы) оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30‑2003 и регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. Каждый документ получает уникальный регистрационный номер.
4.3 Электронный документооборот
С 2014 г. в ФССП активно используется Единая информационная система (ЕИС) ФССП. Основные требования:
- Подготовка документов в электронном виде (формат PDF/A);
- Электронная подпись ФЭП, соответствующая требованиям ФСТЭК;
- Хранение в системе не менее 5 лет (для бухгалтерских и налоговых документов – 10 лет).
4.4 Хранение и архивирование
Документы делятся на три категории:
- Текущие – хранятся в отделе делопроизводства до завершения дела;
- Архивные – переводятся в архив после закрытия дела (сроки зависят от типа документа, см; ГОСТ Р 6.30‑2003);
- Электронные – сохраняются в ЕИС с автоматическим резервным копированием.
Порядок рассмотрения обращений граждан
Обращения (жалобы, заявления) рассматриваются в порядке подчиненности:
- Приём в личном кабинете (онлайн) или в личном приёме у заместителя директора;
- Регистрация в журнале входящих обращений;
- Назначение ответственного сотрудника;
- Подготовка ответа в течение 30 календарных дней (срок может быть продлён по закону);
- Отправка ответа заявителю (почтово‑электронным способом).
Ответственность за нарушение инструкций
Сотрудники, нарушившие требования инструкции, могут быть привлечены к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности в соответствии с ТК РФ, Кодексом РФ об административных правонарушениях и Уголовным кодексом РФ.
Контактные данные ФССП России
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://fssp;gov.ru |
| Горячая линия (общероссийская) | 8‑800‑555‑55‑55 (круглосуточно) |
| Телефон справочного отдела | +7 -95 123‑45‑67 (с 09:00 до 18:00 по МСК) |
| Электронный адрес | info@fssp.gov.ru |
| Личный кабинет (ЕИС ФССП) | https://eis.fssp.gov.ru – регистрация и работа с документами онлайн |
| Личный приём (заместитель директора) | ул. Тверская, д. 7, офис 3, г. Москва, 125009 |
| График личного приёма | Пн‑Пт: 10:00‑12:00, 14:00‑16:00 (по предварительной записи) |
| Отделы ФССП |
|
| Руководство |
|
| Отзывы граждан | Отзывы принимаются через форму обратной связи на официальном сайте, а также в личном кабинете ЕИС. Средний рейтинг удовлетворённости – 4,6 из 5. |
Краткие рекомендации по работе с инструкцией
- Всегда проверяйте актуальную редакцию инструкции на разделе «Документы» сайта.
- При оформлении документов используйте шаблоны, размещённые в ЕИС ФССП.
- Соблюдайте сроки регистрации (не более 1 рабочего дня) и хранения (согласно ГОСТ Р 6.30‑2003).
- Для электронных документов гарантируйте наличие квалифицированной электронной подписи.
- При возникновении вопросов обращайтесь в службу поддержки ЕИС (тел. +7 -95 123‑45‑68, e‑mail support@eis.fssp.gov.ru).
Данная статья представляет собой краткое, но полное изложение основных положений Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов. Для детального изучения всех требований рекомендуется ознакомиться с полным текстом приказа № 682 от г. и последующими изменениями, размещёнными на официальном сайте ФССП России.