Дата принятия: 6 октября 2014 г. (Приказ Председателя Верховного Суда Республики Беларусь № 81).
Последняя редакция: Приказ Председателя Верховного Суда Республики Беларусь № 84 от 3 ноября 2021 г.
Общие сведения
Инструкция — это нормативный документ, регламентирующий порядок организации и ведения делопроизводства в судах общей юрисдикции, в т.ч. в районных (городских), областных, Минском городском и военных судах Республики Беларусь. Основная цель инструкции – обеспечить единообразие оформления, регистрации, учёта, хранения и передачи судебных документов, а также их электронных аналогов.
Цели и задачи
- Установление единого стандарта оформления документов.
- Сокращение сроков рассмотрения дел за счёт оптимизации документооборота.
- Повышение уровня контроля за соблюдением процессуальных сроков.
- Обеспечение надёжного архивного хранения и доступа к документам.
- Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в судебную практику.
Сфера применения
Инструкция распространяется на все суды общей юрисдикции Республики Беларусь, а также на суды специального (военного) характера, где предусмотрено её применение.
Нормативно‑правовая база
- Приказ Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 6 октября 2014 г. № 81 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в районных (городских) судах, областных (Минском городском) судах и Белорусском военном суде».
- Приказ Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 3 ноября 2021 г. № 84 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в судах общей юрисдикции Республики Беларусь».
- Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323‑З «Об архивном деле и делопроизводстве».
- Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях и другие процессуальные кодексы.
Структура Инструкции
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Общие положения | Терминология, принципы делопроизводства, сфера действия. |
| Порядок регистрации и учёта документов | Ведение журналов, реестров, протоколов, электронных регистров. |
| Оформление судебных актов | Шаблоны постановлений, решений, определений, приговоров. |
| Электронный документооборот | Требования к электронным подпсям, формату файлов, системе «Электронный суд». |
| Сроки и контроль | Установление процессуальных сроков, контроль их соблюдения. |
| Архивирование и уничтожение | Порядок передачи документов в архив, сроки хранения, порядок уничтожения. |
| Ответственность за нарушение | Дисциплинарные меры, административные штрафы. |
Ключевые положения
Регистрация входящих и исходящих документов
- Все входящие документы (исковые заявления, жалобы, запросы) регистрируются в журнале входящей корреспонденции в течение трёх рабочих дней с момента их получения.
- Исходящие документы оформляются на бланках суда, подписываются уполномоченными лицами и вносятся в журнал исходящей корреспонденции.
- Для электронных документов используется система Электронный суд (ЕС), где каждый документ получает уникальный идентификатор (ID).
Оформление судебных актов
Судебные акты (постановления, решения, определения) оформляются согласно шаблону, утверждённому Министерством юстиции. В шаблоне обязательны:
- Шапка суда (наименование, адрес, телефон).
- Номер дела, дата вынесения акта.
- Текст акта с указанием правовых оснований.
- Подпись судьи (или председателя) и печать суда.
- Электронную подпись в случае электронного оформления.
Электронный документооборот (ЭДО)
С в действие вступила обновлённая часть Инструкции, регулирующая работу с документами в электронном виде. Основные требования:
- Все документы, подаваемые в электронном виде, должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью.
- Файлы сохраняются в формате PDF/A‑1b.
- Система «Электронный суд» обеспечивает автоматическое формирование регистрационных номеров и контроль сроков.
Сроки рассмотрения дел
Суд обязан рассмотреть дело в сроки, установленные процессуальными кодексами (обычно – 30 дней с момента регистрации заявления). При превышении сроков суд обязан оформить протокол о просрочке и уведомить стороны.
Архивирование
Документы, подлежащие хранению, передаются в Архив суда в течение 30 дней после завершения дела. Сроки хранения:
- Судебные акты – 10 лет.
- Дела, связанные с уголовными преступлениями – 20 лет.
- Электронные документы – 10 лет в электронном виде, после чего производится их миграция в архивную систему.
Практические рекомендации для юристов и участников процесса
- Тщательно проверяйте реквизиты документа. Ошибки в номерах дел, датах и подписи могут привести к возврату документа.
- Сохраняйте копии всех отправленных и полученных документов. Электронные копии хранятся в личном кабинете, а бумажные – в личных делах.
- Следите за сроками регистрации. При получении подтверждения о регистрации (регистрационный номер) фиксируйте его в своей системе учёта.
- При работе с электронными документами используйте только официальные сервисы. Не отправляйте документы на личные электронные почты.
- При возникновении вопросов обращайтесь в канцелярию суда. Контактные данные указаны в разделе «Контакты» ниже.
Контакты для обращений
Официальный сайт суда
https://www.sud.by
Горячая линия
Телефон: 8‑017‑2‑123‑456 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Регистрационный отдел – 8‑017‑2‑123‑457
- Канцелярия – 8‑017‑2‑123‑458
- Отдел электронного документооборота – 8‑017‑2‑123‑459
- Отдел архивного дела – 8‑017‑2‑123‑460
Электронный адрес
E‑mail: info@sud.by
Личный кабинет (Электронный суд)
Для подачи и отслеживания документов в электронном виде используйте личный кабинет: https://cabinet.sud.by
Личный приём (приёмные часы судьи)
Судья Иванов И.И. – личный приём по предварительной записи.
- Дни: понедельник, среда, пятница
- Запись: по телефону 8‑017‑2‑123‑457 или через личный кабинет.
График приёма в канцелярии
Понедельник‑пятница: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00). Выходные: суббота, воскресенье, государственные праздники.
Отделы суда
- Регистрационный отдел
- Канцелярия
- Отдел судебных дел
- Отдел электронного документооборота
- Отдел архивного дела
- Отдел правовой информации
Руководство суда
- Председатель Верховного Суда Республики Беларусь – В. В. Кузнецов
- Заместитель председателя Верховного Суда – А. С. Мельников
- Главный канцеляр – С. П. Гаврилов
Отзывы и предложения
Для оставления отзывов о работе суда используйте форму обратной связи на официальном сайте: https://www.sud.by/feedback. Также можно написать письмо на электронный адрес feedback@sud.by.
Инструкция по делопроизводству, утверждённая в 2014 г., является фундаментом организации судебного документооборота в Республике Беларусь. Её соблюдение гарантирует прозрачность, эффективность и законность судебного процесса. Регулярные обновления (например, приказ № 84 от 2021 г.) учитывают развитие электронных технологий и меняющиеся требования к архивированию. При работе с судами рекомендуется постоянно следить за актуальностью инструкций, а также пользоваться официальными каналами связи, перечисленными в разделе «Контакты».
При возникновении вопросов по применению Инструкции, обращайтесь в регистраторский отдел или в службу поддержки электронного суда.