Дата актуализации:  г․

Общие сведения

Инструкция регламентирует процесс отбора, комплектования, хранения, учёта и использования документов, подлежащих передаче в архив федеральных судов общей юрисдикции (ФСОЮ)․ Основным нормативным документом является Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 № 157 (с изменениями, внесёнными приказами от 28 августа 2007 № 102, 27 декабря 2012 № 246, 19 марта 2019 № 56 и другими)․

Инструкция реализует требования:

• Основных правил по работе ведомственных архивов;
• Единой государственной системы документального обеспечения управления;
• Приказа Генерального директора Судебного департамента от  № 137 «Об организации хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции»․

Цели и задачи инструкции

1. Обеспечение законности и системности архивного дела в судах․
2. Снижение риска утраты или искажения судебных материалов․
3. Оптимизация расходов на хранение за счёт своевременного отбора и уничтожения устаревших документов․
4. Создание единой информационной среды для доступа к архивным материалам․

Ключевые понятия

Порядок отбора документов

Критерии отбора

• Сроки хранения: документы, срок хранения которых истёк (по нормативным срокам – 5, 10, 20 лет и т․д․)․
• Судебная ценность: материалы, имеющие историческую, правовую или научную значимость․
• Техническое состояние: документы, находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии для длительного хранения․
• Электронные версии: оригиналы в электронном виде, если они соответствуют требованиям ФЗ «Об архивном деле»․

Этапы процесса

1. Инициирование отбора: ежегодно (не позднее 31 марта) судовая комиссия формирует план отбора․
2. Проверка соответствия: секретарь комиссии сверяет каждый материал с нормативными сроками и критериями․
3. Подготовка комплекта: формируется внутренний опись (Приложение 1 к Приказу № 157) – «Внутренняя опись документов, находящихся в деле (наряде)»․
4. Согласование: готовый комплект передаётся в архивный отдел суда для подписания руководителем․
5. Передача в архив: физические документы передаются в архивный центр; электронные – загружаются в ЕГИСЗ (Единая государственная информационная система документооборота)․
6. Регистрация в архиве: архивный специалист вносит запись в реестр и присваивает архивный номер․

Формы и шаблоны

• Форма «Внутренняя опись» (приказ № 157, ред․ от )․
• Бланк «Акт приёма‑передачи» (утверждённый Приказом № 102 от )․
• Электронный шаблон «Заявка на передачу в архив» в системе Электронный архив ФСОЮ․

Хранение и учёт в архиве

Условия хранения

Документы хранятся в специализированных архивных помещениях с контролем температуры (18‑22 °C) и влажности (45‑55 %)․ Электронные документы размещаются на защищённых серверах с резервным копированием не реже одного раза в сутки․

Учётные регистры

• Регистр физических документов – журнал учёта входящих и исходящих материалов․
• Регистр электронных документов – база данных «Электронный архив ФСОЮ»․

Доступ и использование

Доступ к архивным материалам предоставляется только уполномоченным лицам (судебным клеркам, исследователям, адвокатам) по заявке, оформленной в соответствии с Приказом № 56 от ․

Контроль и аудит

Контроль за соблюдением инструкции осуществляется:

• Внутренними проверками судовых архивных отделов (ежеквартально)․
• Государственной инспекцией Федерального архивного агентства (раз в год)․
• Аудитами по запросу Верховного Суда РФ․

Электронный архив и цифровизация

С 2020 г․ в работу введена система Электронный архив ФСОЮ, позволяющая:

• Автоматически формировать описи и акты․
• Отслеживать сроки хранения в режиме реального времени․
• Осуществлять поиск по метаданным (номер дела, дата, тип документа)․
• Обеспечивать защищённый удалённый доступ через личный кабинет․

Как связаться с архивным отделом федерального суда

Ниже указаны актуальные контакты для получения разъяснений, подачи заявок и подачи отзывов․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как подать заявку на передачу документов в архив?

Заполнить электронную форму «Заявка на передачу в архив» в личном кабинете, приложить скан‑копию внутренней описи и отправить на проверку руководителю отдела комплектования․

Сколько времени занимает процесс регистрации в архиве?

Стандартный срок – 10‑15 рабочих дней с момента получения полного комплекта документов․

Можно ли получить доступ к электронным документам удалённо?

Да․ После получения подтверждения о регистрации в системе вы получаете логин и пароль для доступа к Электронному архиву ФСОЮ через личный кабинет․

Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции является фундаментом эффективного управления судебными документами․ Соблюдение её требований гарантирует сохранность правовой информации, упрощает доступ к архивным материалам и способствует прозрачности судебной системы․

При возникновении вопросов, пожалуйста, используйте указанные выше контакты – мы готовы помочь!

© 2026 Федеральный архивный департамент․ Все права защищены․