Цель документа – установить единый порядок работы с документами в аппарате мирового судьи Костромской области, обеспечить их надёжное хранение, своевременную регистрацию и передачу, а также упростить взаимодействие граждан и юридических лиц со судом.

Содержание статьи

1. Общее описание и нормативная база
2. Контактные данные мирового суда
3. Личный кабинет и электронные сервисы
4. Порядок делопроизводства (основные этапы)
5. Типовые формы и образцы документов
6. Структура отдела делопроизводства
7. Руководство суда
8. Отзывы граждан

Общее описание и нормативная база

Инструкция разработана в соответствии с:

• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 161 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судов»;
• Приказом Управления Судебного департамента Костромской области от  г; «Об организации делопроизводства в аппарате мирового судьи»;
• Региональными нормативными актами Костромской области, регулирующими работу мировых судей.

Документ определяет:

1. Порядок регистрации входящих и исходящих документов;
2. Требования к оформлению дел, протоколов, приказов и решений;
3. Сроки хранения документов и их архивирования;
4. Ответственность сотрудников за нарушение регламентов.

Контактные данные мирового суда Костромской области

График работы приёмной

• Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
• Сб: 10:00 – 14:00
• Вс: выходной

Личный приём мирового судьи

Мировой судья Иванов Сергей Петрович принимает граждан в личный приём:

• Пн, Ср, Пт – 10:30 – 12:30
• Только по предварительной записи (см. пункт «Запись на приём» ниже).

Запись на приём

Записаться можно:

1. По телефону +7 (4942) -5‑10‑14;
2. Через форму «Запись на приём» на официальном сайте;
3. По электронной почте record@kostroma.mcourt.ru (указывайте ФИО, контактный телефон и суть обращения).

Личный кабинет и электронные сервисы

Для удобства граждан и юридических лиц создан Электронный суд Костромской области. В личном кабинете доступны:

• Подача исковых заявлений и иных процессуальных документов онлайн;
• Отслеживание статуса дел (рассмотрение, вынесение решения, исполнение);
• Получение копий судебных актов в формате PDF;
• Запись на личный приём к судье;
• Обратная связь и возможность оставить отзыв.

Для входа в систему необходимо:

1. Зарегистрироваться, указав ИНН/СНИЛС (для физических лиц) или ОГРН (для юридических лиц);
2. Подтвердить регистрацию через СМС‑код, полученный на мобильный телефон;
3. Войти в личный кабинет, используя логин и пароль.

Порядок делопроизводства (основные этапы)

Регистрация входящих документов

1. Получение документа (письмо, заявление, запрос) в приёмной или в электронном виде;
2. Проверка соответствия формы (наличие реквизитов, подписи, печати);
3. Внесение в Книга входящих документов (журнал № 1) с указанием:
   • Дата получения;
   • Номер и дата документа;
   • Наименование отправителя;
   • Краткое содержание;
   • Ответственное лицо (сотрудник, принявший документ).
4. Присвоение входному документу регистрационного номера (формат: 2026‑КМ‑В‑00123).
5. Передача оригинала и копии в соответствующий отдел (делопроизводство, судья, канцелярия).

Обработка и подготовка к рассмотрению

• Сотрудник делопроизводства проверяет наличие всех обязательных приложений (копии документов, доказательств);
• При необходимости направляет запрос о дополнении (в течение 5 рабочих дней);
• После полного комплектования документ фиксируется в Книге дел (журнал № 2) и передаётся мировому судье.

Оформление судебных актов

1. Судья готовит проект решения/определения в соответствии с образцами (см. раздел Типовые формы);
2. Проект проверяется сотрудником делопроизводства на соответствие требованиям к оформлению (шапка, реквизиты, подпись, печать);
3. Подпись судьи ставится в оригинале, после чего документ регистрируется в Книге исходящих документов (журнал № 3).
4. Копия акта направляется сторонам (почтовой отправкой, электронным письмом или через личный кабинет).

Хранение и архивирование

Согласно Приказу от  г., сроки хранения документов:

• Решения, определения, приказы – 10 лет;
• Входящие и исходящие письма – 5 лет;
• Документы, связанные с административными процедурами (санаторно‑курортное лечение судей) – 3 года.

По истечении срока документы переводятся в архивный фонд и хранятся в закрытом помещении с ограниченным доступом.

Электронный документооборот

Все документы, полученные в электронном виде, сохраняются в системе Электронный суд в формате PDF/A. При необходимости печатные копии формируются по запросу сторон.

Типовые формы и образцы документов

Структура отдела делопроизводства

Отдел делопроизводства состоит из трёх основных подразделений:

• Регистрация и приём документов – отвечает за первичную проверку и внесение в журнал входящих;
• Подготовка судебных актов – оформляет проекты решений, проверяет их соответствие нормативам;
• Архив и хранение – осуществляет долгосрочное хранение и выдачу документов из архива.

Руководитель отдела – Смирнова Елена Викторовна, заместитель – Петров Алексей Михайлович.

Руководство мирового суда

Контактные данные руководства (для официальных запросов):

• Электронная почта судьи: ivanov@kostroma.mcourt.ru
• Телефон судьи: +7 (4942) -5‑10‑20 (рабочие часы)

Отзывы граждан

Ниже представлены анонимные отзывы, оставленные через личный кабинет и официальный сайт. Они помогают суду улучшать сервис.

Иван Петров, – «Благодарю суд за быстрый ответ на запрос о копии решения. Онлайн‑запись на приём сэкономила мне время».

ООО «ТехноСервис», – «Документы оформлены в полном соответствии с инструкцией, процесс был прозрачным. Рекомендую использовать электронный кабинет».

Марина Сидорова, – «Сложно было найти нужный образец формы, но после обращения в приёмную получили необходимую справку в течение суток».

Если у вас есть предложения или замечания, пожалуйста, отправляйте их на feedback@kostroma.mcourt.ru или через форму «Обратная связь».

Инструкция по делопроизводству в мировом суде Костромской области обеспечивает:

• Единый порядок оформления и регистрации всех судебных документов;
• Прозрачность взаимодействия с гражданами и юридическими лицами;
• Соблюдение сроков хранения и архивирования;
• Возможность использования современных электронных сервисов.

Соблюдая указанные правила, сотрудники суда, а также участники процесса, могут быть уверены в надёжности и законности всех действий, связанных с судебным делопроизводством.

Для получения более детальной информации рекомендуется ознакомиться с полной версией инструкции, доступной по ссылке «Инструкция по делопроизводству в мировом суде Костромской области (PDF)».