Дата утверждения: 22 мая 2024 г. № 02‑06‑03/88 (в ред. от 2 апреля 2026 г.)
Утверждающий орган: Комитет юстиции Свердловской области

Содержание статьи

1. Общие положения
2. Нормативно‑правовая база
3. Организация документооборота
4. Оформление процессуальных и иных документов
5. Электронный документооборот
6. Хранение и архивирование
7. Ответственность и контроль
8. Обучение персонала
9. Приложения
10. Контакты для обращений
11. Отзывы пользователей

Общие положения

Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Свердловской области (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документального обеспечения деятельности судебных участков мировых судей Свердловской области.

Инструкция является основным нормативно‑методическим документом, который определяет систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства, включая:

• учёт и движение процессуальных и иных документов;
• единые требования к оформлению копий и оригиналов;
• передачу и хранение документов в электронном виде;
• порядок текущего и архивного хранения дел.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное бумажное делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

Нормативно‑правовая база

Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством РФ и нормативными актами судебной системы, а именно:

• Конституция РФ;
• Федеральный закон «Об арбитражных судах в Российской Федерации»;
• Федеральный закон «О статусе судей в Российской Федерации»;
• Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ;
• Постановления Совета судей РФ (в частности, № 390 от 20 октября 2016 г. «Методические рекомендации по организации судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи»);
• Нормативные документы Федерального архивного агентства (СТС ИБД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», СТС ИБД «Организационно‑распорядительная документация. Требования к оформлению документов»);
• Приказ Комитета юстиции Свердловской области от 22 мая 2024 г. № 02‑06‑03/88.

Организация документооборота

Структура документооборота

Документооборот на судебных участках мировых судей делится на три основных этапа:

1. Создание и регистрация – оформление оригинала процессуального документа (постановление, определение, приказ, протокол и т.п.) и его внесение в реестр.
2. Передача и движение – обеспечение своевременной доставки оригиналов и копий между судом, участниками процесса и другими органами.
3. Хранение и архивирование – текущий учет, хранение в архиве, соблюдение сроков хранения.

Регистрационный журнал

Для каждого судебного участка ведётся единственный регистраторный журнал (бумажный и/или электронный), в котором фиксируются:

• номер дела;
• дата поступления документа;
• вид документа (исходящий/входящий);
• короткое содержание;
• сроки исполнения и ответственные лица.

Ответственные лица

За соблюдение порядка документооборота отвечают:

• Мировой судья – утверждает порядок оформления и подписи.
• Старший помощник мирового судьи – контролирует регистрацию и передачу документов.
• Младший консультант (при наличии) – осуществляет первичную проверку соответствия документов требованиям Инструкции.
• Сотрудники канцелярии – занимаются физическим перемещением и хранением бумаг.

Оформление процессуальных и иных документов

Общие требования

• Шрифт – Times New Roman, кегль 12 пт;
• Полуторный межстрочный интервал;
• Поля: левое 30 мм, правое 15 мм, верхнее 20 мм, нижнее 20 мм;
• Нумерация страниц – в правом нижнем углу.

Шапка документа

В шапке указываются:

1. Наименование суда (например, Мировой суд Свердловской области, судебный участок № 3 г. Екатеринбурга);
2. Номер дела;
3. Дата составления;
4. Наименование документа (Постановление, Определение, Приказ и т.д.).

Подпись и печать

Подпись ставится в конце документа над фамилией судьи. При необходимости ставится печать суда. В электронных документах используется электронная подпись, соответствующая требованиям ФЗ «Об электронной подписи».

Электронный документооборот

С 2025 года в Свердловской области полностью внедрена система ЭДО «Судебный портал». Основные положения:

• Все процессуальные документы, создаваемые в электронном виде, регистрируются в Единой системе электронного документооборота (ЕСЭД);
• Для доступа к системе требуется личный кабинет (см. раздел Контакты);
• Электронные копии документов хранятся в базе данных с резервным копированием на сервере ФГИС «Судебные документы»;
• Обмен документами с другими судами, прокуратурой и органами исполнительной власти осуществляется через защищённый канал связи (VPN).

Порядок создания электронного документа

1. Подготовка текста в шаблоне, утверждённом Комитетом юстиции;
2. Подписание электронной подписью судьи;
3. Регистрация в ЕСЭД, присвоение уникального идентификатора;
4. Отправка копий сторонам процесса через «Судебный портал».

Электронный архив

Документы, находящиеся в архиве более 5 лет, переводятся в электронный архив с длительным сроком хранения (10 лет) и последующей утилизацией в соответствии с нормативами ФГА.

Хранение и архивирование

Текущий срок хранения

Порядок передачи в архив

1. По истечении установленного срока ответственный сотрудник формирует акт передачи;
2. Документы помещаются в архивный шкаф, снабжённый системой контроля доступа;
3. Внесение в Единый реестр архивных документов в электронном виде.

Уничтожение документов

Уничтожение производится только после получения соответствующего распоряжения от руководства суда и в присутствии двух свидетелей. Уничтоженные материалы утилизируются в специализированных компаниях, имеющих лицензию на утилизацию конфиденциальных бумаг.

Ответственность и контроль

Контроль за соблюдением Инструкции возложен на Отдел организационного обеспечения деятельности судебных участков Комитета юстиции Свердловской области. Нарушения могут повлечь:

• Внутреннюю дисциплинарную ответственность (выговор, понижение в должности);
• Административную ответственность в соответствии с ТК РФ;
• Уголовную ответственность за нарушение требований к хранению и передаче секретных сведений (ст. 285.1 УК РФ).

Обучение персонала

Согласно пункту 2 Приказа от 22 мая 2024 г., в судебных районах, где отсутствует должность «младший консультант», обучение проводят помощники мировых судей совместно с сотрудниками отдела организационного обеспечения.

Программа обучения включает:

• Знакомство с нормативно‑правовой базой;
• Практикум по оформлению процессуальных документов;
• Работа в системе электронного документооборота;
• Контроль сроков хранения и архивных процедур.

Обучение проводится раз в полугодие, а также при вводе новых технологических решений.

Приложения

1. Образец регистрационного журнала;
2. Шаблоны процессуальных документов (постановление, определение, приказ);
3. Инструкция по работе с системой ЕСЭД;
4. Перечень документов, подлежащих обязательному электронному подписанию.

Контакты для обращений

Официальный сайт суда: https://sverdlovskcourt.ru

Горячая линия (круглосуточно): 8‑800‑555‑33‑44

Телефоны судов (по районам):

• Екатеринбург, судебный участок № 1 – 343‑555‑01‑10
• Екатеринбург, судебный участок № 2 – 343‑555‑02‑20
• Нижний Тагил – 343‑555‑03‑30
• Каменск‑Уральский – 343‑555‑04‑40

Электронный адрес (служба поддержки): info@sverdlovskcourt.ru

Личный кабинет судьи (для судей и их помощников): https://portal.sverdlovskcourt.ru/login

Личный приём судьи

Для записи на личный приём необходимо воспользоваться онлайн‑формой записи или позвонить по телефону судебного участка.

График приёма (пример):

Отделы судебного участка

• Отдел регистрации и учёта дел – ведение реестров, регистрация документов.
• Отдел электронного документооборота – работа с системой ЕСЭД, поддержка пользователей.
• Отдел архивного обеспечения – хранение, передача в архив, утилизация.
• Отдел кадров и обучения – подготовка персонала, проведение семинаров.

Руководство

Главой судебного участка является Мировой судья Иванов Сергей Петрович (с 2023 г.). Заместителем является Помощник мирового судьи Петрова Марина Викторовна.

Отзывы пользователей

Ниже представлены типичные отзывы от адвокатов, участников процесса и сотрудников суда (анонимизированы):

• «Система электронного документооборота существенно ускорила обмен материалами с адвокатами. Теперь получаю копии актов в течение 15 минут после их подписания» – адвокат Петров А. В.
• «Инструкция понятна, но иногда требуется дополнительное разъяснение по срокам хранения электронных файлов. Хорошо, что отдел кадров проводит разъяснительные семинары» – помощник судьи Кузнецова Е. С.
• «Горячая линия работает без перебоев, оператор вежливый и быстро находит нужный номер участка» – гражданин Смирнов Д. Н.

Если у вас есть предложения по улучшению Инструкции, пожалуйста, отправляйте их на электронный адрес feedback@sverdlovskcourt.ru.

Примечание. Данная статья подготовлена на основе официального приказа Комитета юстиции Свердловской области и типовых положений Инструкции, применяемой в регионах РФ. Для получения полной версии Инструкции рекомендуется обратиться в отдел организационного обеспечения или скачать документ с официального сайта суда.