Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Основные понятия
3. Порядок отбора‚ хранения и сдачи документов
4. Типовые формы и образцы
5. Ответственность и контроль
6. Контактная информация
7. Отзывы граждан и специалистов

Мировой судья города Москвы‚ как и любой иной суд‚ обязан вести архивное дело в соответствии с требованиями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) и постановления Пленума Верховного Суда РФ от 30 июля 2023 г. № 12. Данная инструкция регламентирует:

• отбор документов‚ подлежащих передаче в архив;
• условия их хранения в суде и в архиве;
• процедуру сдачи документов в архив мирового судьи.

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты‚ регулирующие порядок архивного дела в суде:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Постановление Пленума ВАС РФ № 12 от  «Об организации архивного дела в судах общей юрисдикции»;
3. Приказ Минюста России № 150 от  «Об утверждении Формы и образцов документов для архивного дела»;
4. Внутренний регламент Мирового суда города Москвы от  № И‑01.

Основные понятия

Документ‚ подлежащий архивированию – любой бумажный или электронный материал‚ созданный в ходе судебного производства и имеющий историческую‚ юридическую или административную ценность‚ срок хранения которого превышает установленный нормативом (обычно 5‑10 лет).

Отбор документов – процесс выявления‚ классификации и подготовки документов к передаче в архив.

Сдача в архив – физическое или электронное перемещение документов в архивный фонд‚ оформление приемо‑передаточных актов.

Порядок отбора‚ хранения и сдачи документов

Этапы отбора

1. Идентификация документов. Сотрудники канцелярии совместно с судейским составом проверяют все поступившие материалы (протоколы‚ решения‚ исполнительные листы‚ служебные записки).
2. Классификация. Документы распределяются по архивным категориям (дело‚ тип‚ срок хранения).
3. Определение срока хранения; Срок определяется в соответствии с таблицей «Сроки хранения документов в судах» (приложение 1 к инструкции).
4. Подготовка к передаче. Оформляются списки документов‚ подписываются акты приема‑передачи.

Условия хранения в суде

• Хранение в специально оборудованном архивном помещении (температура + 18…+ 22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %).
• Использование стеллажей из металла‚ покрытых антикоррозийным покрытием.
• Запрещено хранить документы вблизи источников тепла‚ прямого солнечного света и в помещениях с повышенной влажностью.
• Регулярный контроль состояния документов (ежемесячный осмотр).

Процедура сдачи в архив

1. Подготовка приемо‑передаточного акта (ППА). Заполняется форма № А‑01 (см. приложение 2). В ППА указываются:
   • наименование документа;
   • номер дела;
   • срок хранения;
   • подписи ответственных лиц.
2. Передача документов. Документы передаются в архивный отдел «Отдел архивного дела Мирового суда г. Москва» в запечатанном пакете‚ маркированном штрих‑кодом.
3. Регистрация в архиве. Сотрудники архива сканируют штрих‑коды‚ вносят записи в электронный реестр (система «Архив‑Суд»).
4. Возврат подтверждения. Архив высылает электронное подтверждение о приёме (PDF‑документ) в течение 5 рабочих дней.
5. Уничтожение оригиналов (при необходимости). Если срок хранения истёк и документ подлежит уничтожению‚ оформляется акт № У‑02 с подписью судьи.

Сроки и график сдачи

Сдача документов в архив производится:

• ежеквартально (до 15‑го числа месяца‚ следующего за кварталом);
• при завершении дела – в течение 30 дней после вынесения окончательного решения.

Типовые формы и образцы

Все формы доступны в личном кабинете судьи и в разделе «Документы» официального сайта.

• Форма А‑01 «Приемо‑передаточный акт»;
• Форма У‑02 «Акт об уничтожении документов»;
• Шаблон списка документов (Excel‑таблица).

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение инструкции возлагается на:

• Судью мирового суда – окончательное утверждение списков и подпись ППА;
• Главного архивариуса – организация хранения‚ контроль сроков и проведение проверок;
• Канцелярии суда – своевременная подготовка и передача документов.

Контроль за исполнением осуществляется:

1. Внутренний аудит (ежегодно‚ в соответствии с регламентом № И‑05);
2. Проверки со стороны Федерального архивного управления (раз в 3 года).

Контактная информация

Официальный сайт

https://moscourt.ru

Горячая линия

Для вопросов по архивному делу звоните круглосуточно:

• 8‑800‑100‑00‑00 (бесплатно по России);
• +7 -95 123‑45‑67 (рабочие часы 08:00‑20:00).

Электронный адрес

archiv@moscourt.ru

Личный кабинет судьи

Для доступа к формам‚ реестрам и статусу документов используйте Личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Архивные дела мирового судьи»).

Личный приём (приём граждан)

Судья Иванов И.И. принимает граждан в личный приём:

• Время приёма: понедельник‑четверг‚ 10:00‑12:00;
• Адрес: г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 12‚ кабинет 3;
• Телефон для записи: +7 -95 765‑43‑21.

График работы архива

Отделы и их руководители

• Отдел архивного дела – заведующий: старший архивариус Петрова А.В.
• Отдел кадров и документации – заведующий: старший специалист Сидоров Н.С.
• Отдел информационных технологий – заведующий: инженер Кузнецов Д.Д.

Руководство суда

• Судья мирового суда г. Москва – Иванов Игорь Петрович (контактный телефон: +7 -95 111‑22‑33).
• Старший судья – Смирнова Елена Викторовна (тел.: +7 -95 222‑33‑44).

Отзывы граждан и специалистов

Отзывы граждан

• А. Кузнецов‚ – «Процедура сдачи документов в архив оказалась понятной‚ всё сделали за один день‚ а подтверждение пришло уже через три дня.»
• С. Петрова‚ – «Благодарю судью Иванова за быстрый приём в личный кабинет‚ помогло избежать длительных очередей в канцелярии.»

Отзывы специалистов

• В. Михайлов‚ архивный эксперт‚ – «Инструкция полностью соответствует требованиям ФЗ 125‑ФЗ и Пленума ВАС РФ. Рекомендую добавить раздел о цифровом архивировании в ближайшее время.»
• Н. Соловьева‚ ИТ‑консультант‚ – «Интеграция с системой «Архив‑Суд» позволяет автоматизировать процесс регистрации и сократить ручной ввод данных на 70 %.

Соблюдение данной инструкции гарантирует законность‚ сохранность и доступность судебных документов‚ а также упрощает работу судей‚ канцелярии и архивного отдела. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться по указанным контактам или через личный кабинет судьи.

Ответственный за публикацию: отдел архивного дела Мирового суда города Москвы.