Организация работы любого суда включает в себя не только непосредственное рассмотрение дел, но и масштабную документационную деятельность. Огромное количество судебных актов, материалов дел и административных документов требует регулярной экспертизы ценности — определения того, что нужно хранить вечно, а что подлежит уничтожению. Для этих целей создается экспертная комиссия (ЭК). В данной статье мы подробно разберем, на кого именно возлагается ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, а также структуру, функции и контакты этого органа.

Кому поручено ведение делопроизводства ЭК суда?

Согласно актуальным нормативным правовым актам, регулирующим архивное дело и делопроизводство в судебной системе РФ (включая Приказы Судебного департамента при Верховном Суде РФ), ответ на этот вопрос однозначен:

Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых экспертной комиссией суда решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии суда.

Секретарь ЭК является ключевой фигурой в организации работы данного совещательного органа. Именно он обеспечивает документооборот, фиксирует решения и следит за тем, чтобы предписания комиссии исполнялись сотрудниками различных отделов суда.

Состав и структура экспертной комиссии

Экспертная комиссия суда является совещательным органом и действует на постоянной основе. Она создается приказом председателя суда. В состав ЭК входят:

• Председатель комиссии — как правило, один из заместителей председателя суда или судья (в случае отсутствия заместителя).
• Секретарь комиссии — работник суда, ответственный за работу архива (именно на него ложится ведение делопроизводства ЭК).
• Члены комиссии — представители отдела делопроизводства, судебной статистики и материально-технического обеспечения, отдела государственной службы и кадров, обеспечения судопроизводства, помощники судей.

Также в состав ЭК может быть включен представитель государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела (по согласованию).

Функции экспертной комиссии

Экспертная комиссия выполняет важнейшую задачу по сохранению Архивного фонда Российской Федерации. Основные функции ЭК включают:

1. Организацию ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения.
2. Рассмотрение и согласование проектов:
   • описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
   • описей дел по личному составу;
   • номенклатур дел;
   • актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
   • актов о необнаружении архивных документов и о неисправимых повреждениях документов;
   • локальных нормативных актов по делопроизводству и архивному делу.
3. Подготовку предложений об установлении или изменении сроков хранения документов.
4. Оказание методической помощи работникам суда по вопросам работы с документами.

Организация работы и делопроизводство ЭК

Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не менее двух раз в год. Для правомочности заседания на нем должно присутствовать более половины состава ЭК. Решения принимаются большинством голосов, а при равном разделении голосов решающим становится голос председателя комиссии.

Все заседания оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии. Именно секретарь обеспечивает:

• Своевременный сбор материалов для рассмотрения на заседаниях;
• Оформление протоколов заседаний;
• Рассылку выписок из протоколов исполнителям;
• Контроль за исполнением принятых решений (например, за фактическим уничтожением дел, выделенных к уничтожению);
• Формирование дел ЭК и их хранение.

Контакты для обращений

Поскольку экспертная комиссия является внутренним структурным подразделением конкретного суда, единых централизованных контактов для ЭК не существует. Все обращения направляются в канцелярию или архив конкретного суда. Ниже приведен обобщенный формат контактной информации на примере регионального суда (Бологовский городской суд Тверской области использован как референсный пример структуры).

Официальный сайт

Актуальная информация, нормативные акты и контакты публикуются на официальных сайтах судов в сети Интернет. Сайты судов имеют доменную зону .sudrf.ru (например, https://[идентификатор_суда].sudrf.ru).

Горячая линия и номера телефонов

• Приемная суда (общие вопросы): +7 (48238) X-XX-XX
• Отдел делопроизводства и архива (контакты секретаря ЭК): +7 (48238) X-XX-XX (доб. 2)
• Горячая линия Судебного департамента: 8-800-XXX-XX-XX

Электронный адрес

Для отправки электронных обращений и запросов используется официальный email суда или форма обращений на сайте.

• Email: info@[идентификатор_суда].sudrf.ru

Личный кабинет

Для участников судебных процессов функционирует Личный кабинет на портале ГАС «Правосудие» (ej.sudrf.ru). Через него можно подавать процессуальные документы, однако вопросы, связанные с архивным делом и экспертизой ценности документов, через личный кабинет не решаются — для этого требуются официальные письменные обращения.

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей организаций по вопросам архивного дела и делопроизводства ведет секретарь экспертной комиссии (заведующий архивом) или председатель ЭК.

• График приема: Понедельник — Четверг с 09:00 до 18:00, Пятница с 09:00 до 16:45. Обеденный перерыв с 13:00 до 13:45.
• Личный прием председателя ЭК: по предварительной записи через канцелярию суда.

Отделы

В формировании и работе экспертной комиссии задействованы следующие отделы:

1. Отдел делопроизводства, судебной статистики и материально-технического обеспечения, основа для выделения членов ЭК и инициаторы экспертизы ценности.
2. Отдел государственной службы и кадров и обеспечения судопроизводства — отвечают за документы по личному составу.
3. Архив суда, структурное подразделение, с которым ЭК работает в теснейшей связке.

Руководство

• Председатель суда — издает приказ о создании ЭК и утверждает ее состав.
• Председатель экспертной комиссии — заместитель председателя суда, руководит заседаниями.
• Секретарь экспертной комиссии — ключевое должностное лицо, на которое возложено ведение делопроизводства ЭК, хранение документов и контроль исполнения решений.

Отзывы

Отзывы о работе экспертных комиссий в судебной системе исходят преимущественно от профессионального сообщества — архивистов, делопроизводителей и юристов.

• Положительные отзывы: Специалисты отмечают, что наличие четко работающей ЭК и грамотного секретаря значительно упорядочивает процесс передачи дел в архив и освобождает место в хранилищах суда за счет своевременного уничтожения дел с истекшим сроком хранения. Наличие прозрачных протоколов ЭК защищает суд от претензий со стороны проверяющих органов.
• Сложности в работе: Часто в отзывах звучит проблема высокой нагрузки на секретаря комиссии. Поскольку ведение делопроизводства ЭК возлагается на работника архива, на него ложится колоссальный объем бумажной работы по описи и проверке дел, что при нехватке кадров может приводить к задержкам в проведении экспертизы ценности.