Общие положения

Инструкция определяет единую систему организации и порядка ведения судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи. Она разработана в соответствии с:

• Гражданским процессуальным кодексом РФ;
• Уголовно‑процессуальным кодексом РФ;
• Кодексом административного судопроизводства РФ;
• ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации»;
• ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело»;
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 36 от «Об организации судебного делопроизводства».

Все организационно‑распорядительные документы оформляются в соответствии с вышеуказанными нормативными актами.

Структура и функции аппарата мирового судьи

Основные функции

1. Организация и контроль над ведением судебных дел;
2. Регистрация и учёт уголовных, гражданских, административных дел и дел об административных правонарушениях;
3. Ведение номенклатуры дел, журналов, книг, нарядов и картотек;
4. Обеспечение доступа к информации о деятельности судебного участка (ФЗ 262‑ФЗ);
5. Оформление и передача процессуальных документов, в т.ч. в электронном виде.

Отделы аппарата

• Отдел регистрации и учёта дел – ведёт реестры, формирует наряды, контролирует сроки.
• Отдел работы с документами и архивом – обеспечивает правильное оформление, хранение и передачу документов в архив.
• Отдел приёма‑выдачи материалов – принимает корреспонденцию, выдаёт судебные материалы сторонам.
• Отдел информационно‑правовой поддержки – отвечает на запросы граждан, готовит справки, публикует информацию о работе участка.

Порядок регистрации и учёта дел

Регистрация новых дел

При поступлении заявления (уголовного, гражданского, административного или по административному правонарушению) судья оформляет наряд в соответствии с формой, утверждённой в Инструкции. В наряде указываются:

• Дата и время поступления;
• Наименование сторон и их представительства;
• Краткое содержание спора;
• Номер дела (по номенклатуре, установленной судом).

Учёт в журналах и книгах

Для каждого типа дел (уголовные, гражданские, административные, АП) ведётся отдельный журнал. Записи делаются в хронологическом порядке, с указанием:

1. Номера наряда;
2. Дата регистрации;
3. Стадия рассмотрения (принят к производству, назначено заседание, вынесено решение и т.д.);
4. Ответственное лицо (судья, секретарь).

Учет предложений, заявлений и жалоб

Все обращения, не подпадающие под процессуальное производство (например, жалобы на работу участка), регистрируются в журнале внепроцессуальных обращений. В журнале фиксируются:

• Дата и номер обращения;
• Текст обращения;
• Решение (принято, отклонено, передано в соответствующий орган).

Оформление процессуальных документов

Требования к оформлению

Все документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30‑2003 и процессуальным законодательством РФ. Основные требования:

• Шапка документа (наименование суда, номер дела, дата);
• Текст без орфографических и пунктуационных ошибок;
• Подпись ответственного лица (судьи, секретаря);
• Штамп суда (при необходимости).

Виды процессуальных документов

1. Приказы о принятии дела к производству;
2. Повестки о вызове сторон и свидетелей;
3. Протоколы судебных заседаний;
4. Решения, определения, постановления мирового судьи;
5. Акты приёма‑передачи материалов.

Электронный документооборот

С 2020‑го года в большинстве регионов введён электронный документооборот (ЭДО); Документы могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) и загружены в личный кабинет сторон.

Порядок движения и хранения дел

Текущее хранение

Все текущие материалы хранятся в закрытых шкафах, маркируются согласно номенклатуре дел и находятся под постоянным контролем ответственного за архив.

Передача в архив

По окончании производства дело переводится в архивный фонд. Оформляется акт передачи в архив, в котором указываются:

• Номер и наименование дела;
• Перечень документов (журналы, книги, наряды, вещественные доказательства);
• Дата передачи;
• Подписи ответственных лиц.

Хранение вещественных доказательств

Вещественные доказательства и личные документы осуждённых хранятся в отдельном помещении, их учёт ведётся в журнале учёта вещественных доказательств. При выдаче или передаче доказательств оформляется акт выдачи.

Приём и выдача судебных материалов

Судебный участок принимает и выдаёт материалы в порядке, установленном Инструкцией:

1. Получение корреспонденции – регистрация в журнале входящей корреспонденции.
2. Выдача материалов – оформление акта выдачи с указанием получателя, перечня документов и подписи.
3. Отправка материалов в другие суды – оформление наряда‑отправления и сопроводительного письма.

Особенности делопроизводства по отдельным видам дел

Уголовные дела

Оформляются в три стадии: принятие к производству, назначение к рассмотрению, рассмотрение и вынесение решения. Для каждой стадии предусмотрены отдельные формы нарядов и журналов.

Гражданские и административные дела

Схема аналогична уголовным, но без требований к ведению журнала вещественных доказательств. При необходимости оформляются дополнительные документы (например, исполнительные листы).

Дела об административных правонарушениях

Ведутся в отдельном журнале, учитываются сроки подачи протоколов, вынесения постановлений и их исполнения.

Контроль и проверка делопроизводства

Контроль осуществляется:

• Внутренними проверками мирового судьи;
• Контрольными проверками Департамента по обеспечению деятельности мировых судей;
• Аудитами Федерального архивного агентства.

В случае выявления нарушений принимаются меры дисциплинарного воздействия в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними регламентами.

Переход дел при смене мирового судьи

При смене судьи оформляется акт приема‑передачи, который включает:

• Общую характеристику делопроизводства;
• Список всех книг, журналов, нарядов, картотек;
• Сведения о неисполненных документах и нерассмотренных делах;
• Сведения о вещественных доказательствах.

Акт подписывается обоими судьями, копии направляются в Управление Судебного департамента и в Департамент по обеспечению деятельности мировых судей.

Заключительные положения

Инструкция подлежит регулярному обновлению в соответствии с изменениями процессуального законодательства и нормативных актов, регулирующих делопроизводство. Приоритет имеет нормативный акт, принятый позже.

Все сотрудники аппарата мирового судьи обязаны ознакомляться с актуальной версией Инструкции и соблюдать её положения.