Данная статья представляет собой подробное методическое пособие по организации архивного дела в судебных участках мировых судей Республики Татарстан. Она основана на действующем законодательстве РФ в области архивного дела и делопроизводства, нормативных актах Министерства юстиции РФ, Судебного департамента при Верховном Суде РФ, а также локальных актах Судебного департамента Республики Татарстан.

Нормативно-правовая база

Организация архива мирового судьи регламентируется следующими ключевыми документами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 16, 22).
• Федеральный закон от № 402-ФЗ «Об учете и архивировании документов в Российской Федерации».
• Федеральный конституционный закон от № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» (ст. 18, 36).
• Федеральный закон от № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации» (ст. 19, 20).
• Приказ Минюста РФ от № 236 «Об утверждении Инструкции по управлению документацией в федеральных судах общей юрисдикции» (применяется по аналогии/методическим рекомендациями Судебного департамента).
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 292 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов судов общей юрисдикции, формируемых в ходе их деятельности, и сроков их хранения».
• Распоряжение Судебного департамента Республики Татарстан об утверждении Номенклатуры дел и типовых сроков хранения документов судебных участков мировых судей РТ (актуальная редакция).

Этапы организации архивного дела

Создание рабочей комиссии и утверждение документов

1. Мировой судья издает Приказ об организации архивного дела на судебном участке.
2. Назначается ответственное лицо за архивное дело (как правило, помощник мирового судьи или секретарь судебного участка).
3. Утверждаются:
   • Номенклатура дел судебного участка (сроки хранения, индексы).
   • Акт отбора документов (составляется ежегодно).
   • Инвентаризационные описи дел на хранение.

Формирование дел (Делоизготовление)

Документы сшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой. Основные группы дел:

• Дела гражданских процессов (хранение 50 лет — предметные, 10 лет — процессуальные/исполнительные производства по истечении срока исполнения).
• Дела административных правонарушений (хранение 3 года после вступления решения в законную силу, дела с наказанием в виде ареста, 50 лет).
• Дела по материалам проверки заявлений о преступлениях (хранение 30 лет).
• Управленческая документация (приказы, распоряжения, отчеты, журнал учета входящей/исходящей корреспонденции — хранение 5–10 лет).
• Кадровая и финансовая документация (если ведется на участке, иначе передается в Судебный департамент РТ).

Важно: Сшивка производится ниткой № 10 или № 20, прошивка скрепляется клеевой этикеткой с указанием реквизитов дела.

Описание и учет дел

Каждое дело описывается в Инвентаризационной описи дел на хранение (Форма № 1-арх или утвержденная судом форма). Реквизиты описания:

1. Порядковый номер дела.
2. дела (в соответствии с номенклатурой).
3. Даты начала и окончания дела (хронологические границы).
4. Количество листов в деле.
5. Срок хранения (временный / постоянный).
6. Примечания (например, «Секретно», «Электронный носитель приложен»).

Обеспечение условий хранения

Архивный помещение (или специализированный шкаф/сейф, если отдельного помещения нет) должно соответствовать требованиям:

• Температура: 18–22°С, влажность: 45–55%.
• Отсутствие прямых солнечных лучей, защита от пыли, грызунов, пожарная сигнализация/огнетушители.
• Металлические стеллажи (не деревянные).
• Ограниченный доступ: ключ от архива только у мирового судьи и ответственного лица. Журнал выдачи дел (Форма № 2-арх) — обязателен.

Ежегодный отбор и уничтожение

Ежегодно (обычно в I квартале года, следующего за отчетным) проводится экспертиза документов с составлением Акта отбора документов. Документы с истекшим сроком хранения, не подлежащие передаче в государственный архив, уничтожаются комиссией с составлением Акта об уничтожении документов. Уничтожение — только механическим способом (шредер) до невозможности восстановления.

Передача дел в Государственный архив Республики Татарстан

Дела с обозначением срока хранения «Постоянный» (75 лет для дел до 2000 г., 50 лет для дел после 2000 г. — субъектные архивы) передаются в Государственный архив Республики Татарстан (филиалы по территориальному признаку) по истечении сроков хранения в судебном участке (обычно через 10 лет после завершения дела, в зависимости от актуальной номенклатуры).

Передача оформляется Актом приема-передачи архивных документов в 2 экземплярах.

Электронный архив и АИС «Правосудие»

С учетом полного перевода судебных участков на АИС «Правосудие» (Модуль «Мировой судья»):

• Электронные дела формируются автоматически.
• Бумажные оригиналы документов, поданные через АИС, хранятся до вступления решения в законную силу + 1 месяц (для апелляции), далее подлежат уничтожению (если не требуются для рассмотрения в вышестоящей инстанции), если иное не установлено нормативными актами.
• Подписанные электронными подписями решения, протоколы заседаний хранятся в информационной системе постоянно.
• Организация «бумажного» архива остается обязательной для документов, поступивших в бумажном виде, и для случаев технических сбоев.

Контакты для обращений (Судебный департамент Республики Татарстан)

Судебный департамент Республики Татарстан является органом, обеспечивающим деятельность судебных участков мировых судей (материально-техническое снабжение, кадры, методическое руководство).

Официальный сайт

Сайт: sud.tatarstan.ru (Разделы: «Мировые судьи», «Нормативные акты», «Обратная связь»)

Горячая линия / Телефон доверия

• Единый справочно-информационный телефон Судебного департамента РТ: +7 (843) -92-XX-XX (уточняйте актуальный номер на сайте).
• Горячая линия Министерства юстиции РФ по вопросам архивного дела: ###-###-#### (федеральный уровень).

Номера телефонов (Приемная / Канцелярия / Отдел обеспечения деятельности мировых судей)

• Приемная начальника Департамента: +7 (843) -92-XX-XX
• Отдел обеспечения деятельности мировых судей (методическая помощь, архивное дело): +7 (843) -92-XX-XX
• Канцелярия (работа с обращениями граждан): +7 (843) -92-XX-XX

Примечание: Конкретные добавочные номера и ФИО руководителей отделов меняются; актуальную справочную информацию смотрите в разделе «Контакты» на официальном сайте sud.tatarstan.ru.

Электронный адрес (E-mail)

• Официальный адрес Департамента: sud@tatarstan.ru (или sud-rb@tatarstan.ru — уточните на сайте).
• Для обращений по архивному делу / делопроизводству: часто выделяют отдельный ящик, например: archive@sud;tatarstan.ru или do@sud.tatarstan.ru (делопроизводство).

Личный кабинет (Электронное взаимодействие)

• Портал «Госуслуги» (ЕПГУ): gosuslugi.ru — раздел «Обращения в государственные органы» -> «Судебный департамент Республики Татарстан».
• Сайт Департамента: Форма «Электронная приемная» / «Написать руководителю» на sud.tatarstan.ru.
• АИС «Правосудие» (для сотрудников судебных участков): доступ к нормативной базе, номенклатурам, типовым приказам через служебный личный кабинет помощника мирового судьи.

Личный прием и График приема

Судебный департамент Республики Татарстан (административные вопросы)

Адрес: 420015, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Профсоюзная, д. 14 (или актуальный адрес на сайте).

Важно: График может меняться. Обязательно проверяйте актуальность на сайте или по телефону перед визитом. Для вопросов организации архива на конкретном судебном участке — обращайтесь к помощнику мирового судьи в часах работы участка.

Судебные участки мировых судей (Пример графика приема граждан судьей)

График приема граждан конкретным мировым судьей утверждается Приказом мирового судьи и размещается на информационном стенде судебного участка и на сайте Департамента (раздел «Мировые судьи» -> «Судебные участки»).

• Обычно: 2–3 дня в неделе (например, Вт, Чт: 10:00–14:00; Сб: 10:00–13:00).
• Запись: по телефону участка, через терминал в фойе, через АИС «Правосудие» / Госуслуги.

Структура и Отделы (Релевантные для архивного дела)

Судебный департамент Республики Татарстан (орган обеспечения деятельности мировых судей):

• Начальник Департамента — руководит деятельностью, утверждает номенклатуры дел участков.
• Отдел обеспечения деятельности мировых судей (ООДМС), ключевой структурный подразделение по архивному делу. Функции: методическое сопровождение, контроль за сроками хранения, организация передач в госархив, закупка архивного оборудования (стеллажи, шредеры, расходники).
• Отдел кадров и документационного обеспечения (Канцелярия) — учет входящей/исходящей корреспонденции Департамента, управление архивом самого Департамента.
• Финансово-экономический отдел — финансирование мероприятий по архивному делу (ремонт помещений, покупка ПО).
• Юридический отдел / Секретариат — правовая экспертиза локальных актов по архиву.

На судебном участке: Архивным делом непосредственно управляет Мировой судья через Помощника мирового судьи (или Секретарь участка) — лицо, ответственное за архивное дело.

Руководство (Актуальные лица уточняйте на сайте)

На руководство Судебного департамента Республики Татарстан составляет (данные справочные, требуют верификации на оф. сайте):

• Начальник Судебного департамента Республики Татарстан: [ФИО Начальника]
• Первый заместитель Начальника: [ФИО]
• Заместитель Начальника, курирующий деятельность мировых судей: [ФИО]
• Начальник Отдела обеспечения деятельности мировых судей: [ФИО] — основной контакт по вопросам организации архивов на участках.

Руководители судебных участков: Мировые судьи судебных участков № 1, 2, 3… г. Казани и районов РТ. Полный реестр с ФИО, адресами и телефонами участков опубликован на сайте sud.tatarstan.ru в разделе «Мировые судьи» -> «Реестр судебных участков».

Отзывы и практика обращений

Поскольку данная инструкция носит служебный характер, публичных «отзывов» в привычном понимании не существует. Однако можно выделить типичные проблемы и лучшие практики, отмечаемые сотрудниками судебных участков и проверяющими органами (Судебный департамент, Прокуратура, Росархив):

Типичные нарушения (на что жалуются проверяющие / сложности сотрудников):

• Отсутствие утвержденной Номенклатуры дел на участке (работают по старой или федеральной без учета региональных специфик).
• Хранение дел в неугодных условиях: сырые подвалы, чердаки, кабинеты без кондиционеров, деревянные полки.
• Нарушение процедуры отбора: Акты отбора не подписаны экспертом-архивистом (если штатная единица есть) или не согласованы с Департаментом.
• Путаница со сроками хранения АО и АП: неправильное определение категории дела (предметное/процессуальное) ведет к преждевременному уничтожению или забиванию архива.
• Отсутствие Журнала выдачи дел — невозможно отследить местонахождение оригинала дела.
• Проблемы с передачей в Госархив РТ: неполные описи, отсутствие листовов дел, несоответствие физического состояния требованиям приемки.

Позитивный опыт / Рекомендации коллег:

1. Внедрение электронных описей (Excel/1С/Спец. ПО): позволяет быстро искать дело по номеру, ФИО сторон, статье КОАП/ГПК.
2. Ежеквартальная инвентаризация наличия дел на полках (сверка с описями) — выявляет потери вовремя.
3. Согласование Номенклатуры с ООДМС Департамента до утверждения Приказом судьи — экономит время на переутверждении.
4. Использование бланков ФОРМЫ 1-АРХ, 2-АРХ (утв. Росархивом) — стандарт, понятный Госархиву при приемке.
5. Оцифровка наиболее запрошиваемых старых дел (решения, определения) для выдачи копий без износа оригиналов.

Краткий чек-лист для Помощника мирового судьи (Ответственного за архив)

1. [ ] Есть ли Приказ судьи об организации архивного дела (актуальный год)?
2. [ ] Утверждена ли Номенклатура дел (согласована с ООДМС Департамента)?
3. [ ] Назначено ли лицо, ответственное за архив (Приказ)?
4. [ ] Соответствует ли помещение/шкаф требованиям (темп/влажность/пожаробезопасность/доступ)?
5. [ ] Приобретены ли стеллажи, коробки, нитка, этикетки, шредер?
6. [ ] Проводится ли ежегодный отбор (Акт отбора) в I квартале?
7. [ ] Уничтожение оформлено Актом, в шредере, комиссией?
8. [ ] Дела сшиты, пронумерованы, описаны в Инвентаризационной описи?
9. [ ] Ведется ли Журнал выдачи дел (Форма 2-арх)?
10. [ ] Планируется ли передача в Госархив РТ в текущем году (подготовка описей, акта приема-передачи)?

Дисclaimer: Данная статья носит информационно-методический характер. Нормативная база и контактные данные могут изменяться. Для принятия юридически значимых решений и оформления документов необходимо обращаться к актуальным версиям законов, приказам Судебного департамента Республики Татарстан и консультироваться с Отделом обеспечения деятельности мировых судей Департамента.

Дата актуализации информации: 27 июня 2026 г.