Назначение документа: установить порядок организации, комплектования, хранения, учёта и использования документов (в т.ч. электронных) в архиве районного суда, а также регламентировать доступ к архивным материалам, их передачу в государственный архивный фонд и списание.

Правовая основа

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями).
2. Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
3. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде» (с изменениями от ).
4. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 157 (ред. от ) – порядок отбора документов на хранение в архиве.
5. Приказ Федерального архивного агентства от № 77 «Правила N 77» – особенности работы с электронными документами.

Основные понятия

• Архивный фонд суда – совокупность всех документов, переданных в архив суда в соответствии с установленными правилами.
• Документ – любой материал, фиксирующий сведения о судебных делах (печатные, электронные, аудио‑ и видеозаписи).
• Архивный шифр – уникальный код, присваиваемый каждому документу (или группе документов) для их учёта.
• Комплектование – процесс формирования полного набора документов, относящихся к одному делу.
• Списание – уничтожение или передача в государственный архивный фонд документов, утративших документальную ценность.

Структура архива районного суда

Порядок комплектования и передачи документов в архив

1. Идентификация дел – после завершения судебного разбирательства судья фиксирует окончательное решение и указывает, какие документы подлежат архивированию.
2. Сбор документов – сотрудники архива собирают все материалы (протоколы, решения, приложения, электронные файлы).
3. Проверка полноты – проверка наличия всех обязательных документов согласно п. 9.2.35 Инструкции N 36.
4. Присвоение архивного шифра – формируется шифр вида РС‑ГГГГ‑№‑К (РС – районный суд, ГГГГ – год, № – порядковый номер, К – код категории).
5. Регистрация в реестре – ввод данных в электронный реестр (система «Электронный архив суда»).
6. Физическое размещение – документы помещаются в специальные архивные коробки, маркируются и хранятся в архивном помещении, отвечающем требованиям ФЗ‑125.
7. Передача в государственный архивный фонд (ГАФ) – при достижении установленного срока (обычно 10‑15 лет) документы передаются в ГАФ по акту передачи.

Учёт и контроль

Для надёжного учёта используется автоматизированная система «АрхивСуд», в которой фиксируются:

• Дата поступления в архив;
• Шифр и краткое описание;
• Состояние (физическое/электронное);
• Сроки хранения и даты списания.

Ответственный за учёт – главный архивариус суда. Ежеквартально проводится проверка соответствия реестра фактическому содержимому.

Доступ к архивным материалам

1. Запросы могут подавать участники процесса, их законные представители, а также исследователи (по согласованию).
2. Запрос оформляется в письменной форме через Личный кабинет или в отдел выдачи.
3. Сотрудник архива проверяет наличие правовых оснований (п. 10.4.17 Инструкции N 36) и выдаёт материал в течение 5 рабочих дней.
4. Для электронных документов предоставляется копия в формате PDF/A или оригинальный файл с цифровой подписью.

Списание и утилизация

Списание производится в случаях, предусмотренных пп. а‑д пункта 9.2.35 Инструкции N 36:

• Документы утратили документальную ценность;
• Срок хранения истёк, и они не подлежат передаче в ГАФ;
• Документы подлежат уничтожению в соответствии с Приказом ФАГ № 77 (2023) – шредирование, сжигание, химическое уничтожение.

Каждое списание фиксируется в акте, подписывается главным архивариусом и хранится в архиве в течение 5 лет.

Работа с электронными документами

• Все электронные материалы подписываются квалифицированной электронной подписью.
• Хранятся в системе «Электронный архив суда» с резервным копированием на два независимых носителя.
• Для обеспечения целостности применяется контрольная сумма (SHA‑256) и периодический аудит.
• При передаче в ГАФ электронные документы конвертируются в формат PDF/A‑2b.

Ответственность

Нарушения порядка организации архива влекут дисциплинарную, административную и уголовную ответственность в соответствии с ТК РФ, ФЗ‑125 и Уголовным кодексом РФ (ст. 285 «Нарушение требований к учёту и хранению документов»).

Формы и бланки

Для выполнения всех процедур используются утверждённые формы:

• Форма № 1 – «Заявление о передаче документов в архив»;
• Форма № 2 – «Акт приёма‑передачи архивных документов»;
• Форма № 3 – «Запрос на выдачу архивных материалов»;
• Форма № 4 – «Акт списания документов».

Порядок контроля и аудита

Контроль за соблюдением Инструкции осуществляют:

• Внутренний аудит суда (раз в полугодие);
• Контрольные проверки Федерального архивного агентства (по плану);
• Обращения граждан (по отзывам и жалобам).

Рекомендации по повышению эффективности

1. Внедрить сканирование всех бумажных дел в момент их завершения.
2. Автоматизировать процесс присвоения шифров через интеграцию с судебным делопроизводством.
3. Обучать персонал современным методам цифровой консервации.
4. Регулярно проводить профилактические осмотры помещения архива (влажность 45‑55 %, температура 18‑22 °C).

Данная инструкция является обязательным нормативным документом для всех работников архивных подразделений районных судов РФ. Ее соблюдение гарантирует законность, сохранность и доступность судебных документов, а также соответствует требованиям ФЗ‑125 и внутренним регламентам судебной системы;