Ответ: не реже одного раза в 5 (пять) лет․ При этом в случае значительных изменений в структуре суда, направлениях деятельности или особенностях делопроизводства срок может быть сокращён, а пересогласование проведено досрочно․
Правовая основа
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от )․
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ․
- Приказ Минюста России от № … «Об утверждении порядка составления и пересогласования номенклатуры дел в судебных органах»․
Ключевые положения
• Номенклатура дел судебного участка подлежит пересогласованию не реже одного раза в 5 лет с экспертно‑проверочной комиссией архивного учреждения․
• При изменении структуры суда (упразднение, реорганизация, создание новых подразделений) номенклатура составляется заново и согласуется с экспертизой․
• Решение о передаче дел в архив принимает судья, рассматривший дело, либо председатель суда (судебной коллегии)․ Решение о сдаче номенклатуры (дел, журналов, учетных карточек) принимает председатель суда․
Процедура пересогласования
Подготовительный этап
- Проверка актуальности текущей номенклатуры: выявление изменений в структуре, направлениях деятельности, объёме делопроизводства․
- Сбор документов, подтверждающих изменения (приказы о реорганизации, штатные расписания, аналитические отчёты)․
- Составление проекта новой номенклатуры (перечень дел, журналов, учетно‑статистических карточек)․
Согласование с архивным учреждением
- Представление проекта в экспертно‑проверочную комиссию (ЭПК) архивного учреждения․
- Экспертиза проекта: проверка соответствия требованиям нормативных актов, оценка необходимости изменения сроков хранения․
- Внесение корректировок по рекомендациям комиссии․
- Утверждение новой номенклатуры председателем суда (судебной коллегии)․
Оформление и передача
После утверждения:
- На обложке каждого дела ставятся отметки о передаче в архив: дата, подпись судьи․
- Новые номенклатурные карточки подшиваются по возрастанию номеров дел․
- Архивное учреждение получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов, срок хранения которых истёк (за исключением судебных решений и личных дел)․
Ответственные лица
| Роль | ФИО | Контактные данные |
|---|---|---|
| Судья, рассматривающий дело | Иванов И․И․ | +7 (495) -23‑45‑67, ivanov@court․ru |
| Председатель судебной коллегии | Петров П․П․ | +7 (495) -23‑45‑68, petrov@court․ru |
| Глава архивного учреждения | Сидорова С․С․ | +7 (495) -65‑43‑21, sidoro@archive․ru |
Последствия несоблюдения сроков
- Нарушение требований к срокам хранения может привести к юридическим рискам: невозможность предоставить доказательства в суде, штрафы от контролирующих органов․
- Отказ в признании документов действительными в случае их уничтожения до истечения установленного срока․
- Потенциальные репутационные потери для судебного органа․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как часто нужно пересогласовывать номенклатуру? – По закону – не реже одного раза в 5 лет․ При значительных изменениях – досрочно․
- Кто может инициировать пересогласование? – Председатель суда, судья, ответственный за архивное хранение, а также эксперты архивного учреждения․
- Какие документы нужны для пересогласования? – Приказы о реорганизации, штатные расписания, аналитические отчёты, текущие номенклатурные карточки, протоколы экспертизы․
Контактная информация для обращения
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт суда | https://www;court-example․ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑00 (круглосуточно) |
| Телефоны отдела архивного дела | +7 (495) -23‑45‑01, +7 (495) -23‑45‑02 |
| Электронный адрес | archive@court-example․ru |
| Личный кабинет (для юридических лиц) | https://www․court-example․ru/personal |
| Личный приём (приёмные часы) | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 |
| График приёма по вопросам номенклатуры | Среда, 10:00‑12:00 (по предварительной записи) |
| Отделы, отвечающие за номенклатуру |
|
| Руководство |
|
| Отзывы граждан | Для оставления отзыва перейдите по ссылке: https://www․court-example․ru/feedback |
Срок пересогласования номенклатуры дел судебного участка с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет․ Это требование закреплено в федеральных нормативных актах и направлено на поддержание актуальности архивных фондов, обеспечение законности хранения и уничтожения документов, а также на оптимизацию работы судебных органов․
Соблюдение установленного графика, правильное оформление решений судей и председателей, а также тесное взаимодействие с экспертно‑проверочной комиссией архивного учреждения позволяют избежать юридических рисков и поддерживать высокий уровень документального обеспечения судебной системы․