Внесение записей в трудовую книжку — процедура строго регламентированная Постановлением Правительства РФ от № 645 («Правила ведения и хранения трудовых книжек») и Трудовым кодексом РФ. Ситуация, когда увольнение отменяется или изменяется по решению суда, требует от работодателя особой внимательности и знания алгоритма действий; Ошибки в оформлении могут привести к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ) и новым искам со стороны работника.
В данной статье мы подробно разберем порядок действий работодателя, правила заполнения графах 3 и 4, особенности оформления при наличии/отсутствии трудовой книжки у работодателя, а также актуальную судебную практику на 2026 год;
Основные правовые основания для внесения изменений
Необходимость внесения записи или исправления существующей возникает в двух основных случаях:
- Восстановление на работе (отмена увольнения): Суд признал увольнение незаконным и вынес решение о восстановлении работника в прежней должности (ст. 394 ТК РФ). В этом случае запись об увольнении считается недействительной с момента ее внесения.
- Изменение формулировки/основания увольнения: Суд оставил приказ об увольнении в силе, но изменил основание (статью ТК РФ) или формулировку причины (например, с «прогула» на «по соглашению сторон» или «по собственному желанию»).
Важный момент: Согласно определению Верховного Суда РФ от № 5-В09-159, обязанность работодателя внести изменения в трудовую книжку наступает одновременно с отменой приказа об увольнении и восстановлением работника.
Алгоритм действий работодателя: пошаговая инструкция
Шаг 1. Получение исполнительного документа
Основанием для действий является вступившее в законную силу решение суда (постановление, определение) или исполнительный лист, выданный судом. Работодатель обязан приступить к исполнению решения в трехдневный срок (ст. 411 ГПК РФ), если иное не установлено судом.
Шаг 2. Определение местонахождения трудовой книжки
Дальнейшие действия зависят от того, где находится документ на момент вступления решения в силу:
- Трудовая книжка у работодателя (работник не забирал ее при увольнении или ее не выдавали): Работодатель вносит исправления/новые записи самостоятельно.
- Трудовая книжка у работника (выдана в руки при увольнении): Работодатель обязан уведомить работника в письменной форме (по почте с уведомлением о вручении или лично под роспись) о необходимости предоставить трудовую книжку для внесения изменений.
Шаг 3. Оформление приказа (распоряжения) о внесении изменений
Несмотря на то, что ТК РФ не прямо предписывает издавать приказ об исправлении записи, на практике это необходимо для внутреннего документооборота и подтверждения полномочий лица, вносящего запись. В приказе указываются:
- Реквизиты решения суда;
- ФИО работника;
- Поручение ответственному лицу (кадровику) внести соответствующие записи;
- Срок исполнения.
Шаг 4. Прямое внесение записей в трудовую книжку
Процедура зависит от сценария (см. раздел 3).
Шаг 5. Уведомление работника и передача книги
После внесения записей работодатель уведомляет работника о готовности трудовой книжки к выдаче (если она была у работодателя) или выдает ее обратно (если работник принес ее для исправления). В личной карточке работника (ф. Т-2) также вносятся соответствующие изменения.
Правила заполнения графах трудовой книжки (Сценарии)
Согласно п. 20 Правил № 645, записи в трудовой книжке производятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. Исправления ошибочных записей не допускаются — они зачеркиваются, а правильная запись вносится под следующим порядковым номером.
Сценарий А: Увольнение признано полностью незаконным — восстановление на работе
В этом случае запись об увольнении объявляется недействительной.
- Следующим порядковым номером в графе 3 вносится запись: «Запись № [номер записи об увольнении] от [дата записи об увольнении] г. недействительна».
- В графе 4 указываются реквизиты решения суда: «Постановление [наименование суда] от [дата] № [номер дела]».
- Подпись ответственного лица, печать (при наличии).
- Важно: Дата этой записи — дата фактического внесения (дата приказа об исправлении), а не дата решения суда.
Пример заполнения:
| № п/п | Дата | Сведения о работе | Основание (документ) |
|---|---|---|---|
| 5 | Уволен по п. «б» ч. 6 ст. 81 ТК РФ (прогул) | Приказ № 15-ОД от | |
| 6 | Запись № 5 от г. недействительна | Постановление Ленинского районного суда г. Москвы от № 2-1234/2024 |
Сценарий Б: Изменение основания/формулировки увольнения (увольнение остается в силе)
Например, суд изменил увольнение «за прогул» на «по соглашению сторон» или «по собственному желанию» (ссылка на Письмо Минтруда РФ от ).
- Следующим порядковым номером в графе 3 вносится запись: «В записи № [номер] от [дата] формулировка причины увольнения изменить на: «Уволен по ст. [статья ТК РФ] / по соглашению сторон»».
- В графе 4 указываются реквизиты решения суда.
- Подпись и печать;
Пример заполнения (изменение на «по собственному желанию»):
| № п/п | Дата | Сведения о работе | Основание (документ) |
|---|---|---|---|
| 8 | Уволен по п. «в» ч. 6 ст. 81 ТК РФ (утрата доверия) | Приказ № 22-ОД от | |
| 9 | В записи № 8 от г. формулировку причины увольнения изменить на: «Уволен по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию)» | Определение Московского городского суда от № 33-45678/2024 |
Сценарий В: Лишение права занимать должность или выполнять работу (специфические случаи)
Если по приговору суда работник лишен права работать на транспорте, в педагогической деятельности и т.д. (ссылка на ГАРАНТ.РУ):
- В графе 3 вносится запись о лишении права (с указанием срока, если он установлен).
- В графе 4 — реквизиты приговора суда (наименование суда, дата вынесения).
- После этой записи оформляется запись об увольнении по соответствующей статье ТК РФ (п; «б» ч. 1 ст. 83 ТК РФ и др;).
Особенности оформления в 2026 году: Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная трудовая книжка (по желанию работника) и электронная (ЭТК) — для всех.
- Бумажная книжка: Оформляется по правилам, описанным выше (зачеркивание недопустимо, вносится новая запись об недействительности/изменении).
- ЭТК (СФР/ПФР): Работодатель передает сведения в СФР через систему ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) с использованием формы СЗВ-ТРУД.
- При отмене увольнения: передается отмена события «Прием/Перевод/Увольнение» (код 3 — увольнение) и, при восстановлении, новое событие «Прием на работу» с датой первоначального приема (непрерывность стажа сохраняется).
- При изменении основания: передается корректировка события увольнения с новым кодом основания (Код по ОКТМО/Классификатору причин увольнения).
Сроки передачи в СФР: не позднее следующего рабочего дня после дня принятия решения (приказа) о внесении изменений (ФЗ-439, ст. 14).
Ответственность работодателя за нарушение сроков и правил
- Административная (ст. 5.27 КоАП РФ): за нарушение трудового законодательства о трудовой книжке, штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц — до 100 000 руб. (при повторном — до 200 000 руб. или дисквалификация).
- Материальная (ст. 234 ТК РФ): выплата работнику среднего заработка за время задержки трудовой книжки (если она у работодателя) или компенсация ущерба от невозможности трудоустройства.
- Уголовная (ст. 145.1 УК РФ): при повторном нарушении в течение года.
Судебная практика и разъяснения ведомств (2024–2026 гг.)
Письмо Минтруда РФ от
Министерство разъяснило ситуацию: работник уволен за прогул, суд изменил основание на «по соглашению сторон». Минтруд подтвердил: необходимо вносить изменения в трудовую книжку путем добавления новой записи (Сценарий Б). Зачеркивать старую запись или исправлять ее текстом нельзя.
Определение Верховного Суда РФ от № 5-В09-159 (актуально на 2026 г.)
Установлено, что обязанность внести изменения возникает одновременно с отменой приказа об увольнении. Нельзя ждать, пока работник принесет книжку — если она у работодателя, исправлять нужно сразу.
Практика КонсультантПлюс / ГАРАНТ (2023–2025 гг.)
- Если работник не предъявляет трудовую книжку для исправления длительное время, работодатель должен зафиксировать это (акт, уведомление), направить уведомление заказным почтовым отправлением. Это снимет с работодателя ответственность за задержку книги.
- Формулировки «уволить», «прекратить трудовой договор», «расторгнуть трудовой договор» при увольнении по собственному желанию равнозначны (ст. 77 ТК РФ), но в трудовой книжке рекомендуется использовать формулировку, точно соответствующую тексту статьи ТК РФ (например, «Уволен по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ»).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Правильно |
|---|---|
| Зачеркивание или исправление белым/стирателем записи об увольнении. | Вносить новую запись под следующим номером о недействительности или изменении предыдущей. |
| Указание в графе 4 только «Решение суда» без реквизитов. | Обязательно указывать: наименование суда, дату вынесения, номер дела. |
| Внесение записи об отмене увольнения с датой решения суда. | Дата записи — дата приказа работодателя о внесении изменений (фактическая дата заполнения). |
| Непередача сведений в СФР (ЭТК). | Обязательная отправка СЗВ-ТРУД в срок не позднее след. рабочего дня. |
| Отказ во внесении изменений, если книжка у работника и он не принес ее. | Направить официальное письменное уведомление работнику с требованием предоставить книгу. |
Образец приказа о внесении изменений в трудовую книжку
ПРИКАЗ О внесении изменений в трудовую книжку г. ______________ «___» ____________ 202_ г. № ______-ОД На основании Постановления/Определения ___________________________ (наименование суда) от «___» ____________ 202_ г. № __________ по делу № __________, вступившего в законную силу «___» ____________ 202_ г., ПРИКАЗЫВАЮ: Признать недействительной / Изменить формулировку причины увольнения в трудовой книжке гражданина _________________________________________ (ФИО полностью), внесенной записью № ____ от «___» ____________ 202_ г. (содержание записи: ____________________). Внести в трудовую книжку гражданина _________________________________________ следующую запись под порядковым номером ____: В графе 3: «Запись № ____ от «___» ____________ 202_ г. недействительна» / «В записи № ____ от «___» ____________ 202_ г. формулировку причины увольнения изменить на: "Уволен по ________________________"». В графе 4: «Постановление ___________________________ от «___» ____________ 202_ г. № __________». Ответственное за ведение трудовых книжек лицо _________________________ (ФИО, должность) произвести соответствующую запись в трудовой книжке и личной карточке работника (ф. Т-2). Уведомить работника о внесенных изменениях и выдать трудовую книжку (при наличии у работодателя) или принять ее для внесения изменений. Передать сведения в Социальный фонд России (СФР) в порядке, установленном законодательством (форма СЗВ-ТРУД) в срок не позднее следующего рабочего дня. Контроль за исполнением приказа возлагаю на _________________________ (ФИО, должность). Директор / Индивидуальный предприниматель ____________________ / ____________________ (подпись) (ФИО полностью) С приказом ознакомлен(а): ____________________ / ____________________ (подпись работника/кадровика) (ФИО) «___» ____________ 202_ г.
Контакты для обращений и полезные ресурсы
При возникновении спорных ситуаций или необходимости проконсультироваться по конкретному случаю, рекомендуется обращаться в следующие инстанции и использовать официальные информационные системы:
Официальные сайты и информационные системы
- Официальный интернет-портал правовой информации (pravo.gov.ru): актуальные тексты ТК РФ, Постановления Пленума ВС РФ, Постановления Правительства № 645.
- Сайт Судебной приставской службы (fssp.gov.ru): информация об исполнительном производстве, банк данных исполнительных производств.
- Портал Госуслуг (gosuslugi.ru): получение сведений из ЭТК (СЗВ-ТРУД), подажа жалоб на действия работодателя.
- Сайт Социального фонда России (sfr.gov.ru): регламенты передачи сведений СЗВ-ТРУД, личный кабинет работодателя.
- Профессиональные правовые системы: КонсультантПлюс, ГАРАНТ (комментарии к ст. 66, 84.1 ТК РФ, судебная практика, образцы приказов).
Горячие линии и телефоны для консультаций
| Орган | Телефон / Контакты | Чем могут помочь |
|---|---|---|
| Социальный фонд России (СФР), Контакт-центр | ###-###-#### (бесплатно по РФ) | Консультации по ЭТК, передаче СЗВ-ТРУД, корректировке стажа, личному кабинету работодателя. |
| Государственная инспекция труда (ГИТ / Роструд) | ###-###-#### (единый номер) Сайт: onlineinspector.ru (Онлайн-инспекция) | Жалобы на нарушение трудового законодательства (задержка ТК, неправильное оформление), консультации по ст. 66, 84.1 ТК РФ. |
| Судебные приставы (ФССП) | ###-###-#### (бесплатно) Сайт: fssp.gov.ru | Контроль за исполнением судебных решений об восстановлении/исправлении ТК, взыскание штрафов за неисполнение. |
| Прокуратура РФ (Генеральная прокуратура) | ###-###-#### (единый телефон доверия) Сайт: genproc.gov.ru | Жалобы на массовые/системные нарушения трудового законодательства работодателями. |
Личный прием граждан (график приема)
Внимание: График личного приема устанавливается локально в каждом территориальном органе. Перед визитом обязательно уточняйте расписание на официальном сайте конкретного ведомства или по горячей линии.
- Территориальные органы СФР (бывшие клиентские сервисы ПФР): Обычно прием ведется по предварительной записи через Госуслуги или по телефону ###-###-####. График: пн-пт, чаще всего 9:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00), в некоторые дни — до 20:00.
- Государственная инспекция труда (ГИТ): Прием граждан осуществляется руководителями и заместителями. График публикуется на сайте rostrud.gov.ru в разделе «О ведомстве» -> «Личный прием граждан».
- Судебные приставы (ФССП): График приема старшего судебного пристава участка и руководителя отдела — на сайте fssp.gov.ru (раздел «Контакты» -> выберите регион -> «Прием граждан»).
Электронные адреса (E-mail) для официальных обращений
Для направления официальных писем, жалоб или запросов используйте формы обратной связи на официальных сайтах (это гарантирует регистрацию и контроль сроков ответа) или официальные адреса:
- СФР: через Личный кабинет работодателя/гражданина или форму на sfr.gov.ru (раздел «Обращения»).
- Роструд / ГИТ: через «Онлайн-инспекцию» (onlineinspector.ru) или почту территориального управления (например,
git_moscow@rostrud.gov.ru— уточняйте для своего региона). - ФССП: через интернет-приемную на fssp.gov.ru или почту конкретного управления (формат:
ufssp_XX@fssp.gov.ru, где XX — код региона).
Личный кабинет (для контроля записей)
- Личный кабинет гражданина на Госуслугах (ЕСИА): Раздел «Работа и карьера» -> «Сведения о трудовой деятельности (ЭТК)». Позволяет проверить, внес ли работодатель запись об исправлении/отмене увольнения в ЭТК.
- Личный кабинет работодателя в СФР (ЛК РЗ): Для формирования и отправки СЗВ-ТРУД, отслеживания статусов обработки отчетов.
- Личный кабинет на сайте ФССП: Для отслеживания исполнительного производства по делу о восстановлении/исправлении ТК.
Отзывы и типичные ситуации из практики (FAQ)
Ситуация 1: «Работник не приходит за трудовой книжкой для исправления уже 3 месяца»
Отзыв кадровика: «Суд восстановил сотрудника, мы приказали исправить ТК, но он не приходит забирать/предоставлять книгу. Боимся штрафа».
Решение: Направьте заказное уведомление с описью вложения на адрес регистрации/проживания работника с требованием предоставить ТК для внесения записи (ст. 84.1 ТК РФ). Сохраните почтовый чек и опись. Это документально зафиксирует вашу добросовестность и снимет ответственность за задержку книги. В ЭТК (СФР) изменения вносите по своему приказу без ожидания работника.
Ситуация 2: «Суд изменил статью увольнения, но работник требует стереть старую запись полностью»
Отзыв работника: «В ТК написано «Уволен за прогул», это портит историю. Хочу, чтобы этой записи не было вовсе».
Правовой комментарий: Стереть или зачеркнуть запись запрещено (п. 20 Правил № 645). Единственный законный способ, внесение новой записи об изменении формулировки (Сценарий Б). Эта новая запись имеет высшую юридическую силу. Для будущих работодателей видно, что судом установлена иная причина. Отказать в таком оформлении работодатель не имеет права.
Ситуация 3: «Работодатель отказывается вносить запись, ссылаясь на то, что ТК у работника»
Отзыв: «Увольнение отменил суд полгода назад. Работодатель говорит: «Принеси книжку, тогда сделаем». Но я работаю в другом городе».
Действия: Напишите официальное заявление работодателю (можно почтой/ЭДО) с требованием внести изменения. Если ТК у вас — пришлите ее почтой (ценным отправлением) с заявлением. Если работодатель игнорирует — жалоба в ГИТ (Онлайн-инспекция) и/или заявление к судебному приставу об неисполнении решения суда (ст. 17.15 КоАП РФ — штраф на должностное лицо).
Позитивный опыт: «Все прошло гладко через ЭТК»
Отзыв HR-специалиста: «В 2025 году был случай: суд изменил увольнение по п. «г» ч. 1 ст. 81 ТК РФ на ст. 78 ТК РФ (по соглашению). ТК у работника. Мы издали приказ, направили уведомление работнику, а в СФР передали СЗВ-ТРУД с кодом корректировки (признак корректировки 1). Работник прислал ТК почтой через неделю, мы внесли запись от руки под новым номером; Претензий ни от ГИТ, ни от СФР не было. Главное — не ждать, а действовать параллельно: и бумажку править, и в СФР слать».
Внесение записи в трудовую книжку об увольнении по решению суда, это обязательная процедура, которая должна быть выполнена своевременно, точно и в двух контурах (бумажный и электронный). Ключевые принципы:
- Никаких зачеркиваний и исправлений. Только новая запись под следующим номером;
- Точная цитация решения суда в графе 4 (наименование суда, дата, номер дела).
- Параллельная передача данных в СФР (СЗВ-ТРУД) в срок не позднее следующего рабочего дня.
- Документирование уведомления работника, если трудовая книжка находится у него.
Соблюдение данного алгоритма защитит организацию от штрафов, проверок ГИТ и повторных судебных исков со стороны работников. При сложных случаях (лишение прав, уголовные приговоры, споры о стаже) рекомендуется привлекать трудового юриста или использовать консультации профессиональных правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ).
Статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 645, ФЗ-279, ФЗ-439), разъяснений Минтруда РФ, Пленума ВС РФ и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных правовых вопросов обратитесь к квалифицированному юристу.