Назначение документа: данный регламент фиксирует права‚ обязанности‚ ответственность и порядок взаимодействия начальника отдела делопроизводства (далее – начальник отдела) с другими структурными подразделениями суда‚ а также определяет требования к квалификации и порядок утверждения регламента.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 22 августа 2006 г. № 80 «Об утверждении типовых должностных регламентов администраторов судов».
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03 апреля 2017 г. № 60 «Об утверждении типовых должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих‑администраторов федеральных судов общей юрисдикции».
• Инструкция по судебному делопроизводству в верховных‚ краевых‚ областных судах и судах города федерального значения (ред. Приказов Судебного департамента от  г. № 248).
• Положение об аппарате суда‚ утверждённое приказом председателя соответствующего суда.

Общие положения

Начальник отдела делопроизводства входит в состав аппарата суда и подчиняется непосредственно председателю суда (или заместителю председателя‚ если таково распределение обязанностей). Регламент утверждается приказом председателя суда и подлежит ежегодному пересмотру.

Цели деятельности

1. Обеспечение эффективного и законного ведения судебного делопроизводства.
2. Контроль за своевременной регистрацией‚ учётом и обработкой входящей и исходящей корреспонденции.
3. Организация работы по формированию статистической отчётности и её передаче в судебный департамент.
4. Обеспечение доступа участников процесса к материалам дел через личный кабинет и приёмную.

Основные задачи и функции

• Регистрация и учёт документов: первичная регистрация входящей корреспонденции‚ судебных актов‚ протоколов и иных документов.
• Контроль сроков: мониторинг соблюдения процессуальных сроков‚ подготовка напоминаний и уведомлений;
• Ведение статистики: сбор данных о количестве дел‚ типах дел‚ сроках рассмотрения; подготовка ежемесячных и квартальных отчётов.
• Организация работы приёмной: распределение входящих запросов‚ обеспечение работы личного приёма начальника отдела.
• Взаимодействие с другими отделами: координация работы отделов судебного делопроизводства‚ обеспечения судопроизводства по гражданским и уголовным делам.
• Обучение персонала: проведение инструктажей‚ семинаров и проверок знаний сотрудников отдела.
• Контроль за соблюдением регламентов: проверка соответствия действий сотрудников установленным нормативным актам.

Права начальника отдела

• Запрашивать и получать от подразделений суда необходимые документы и сведения для выполнения своих функций.
• Вносить предложения по совершенствованию процессов делопроизводства в суде.
• Участвовать в разработке и утверждении внутренних инструкций и форм.
• Проводить служебные проверки и аттестацию сотрудников отдела.

Ответственность

Начальник отдела несёт ответственность за:

1. Нарушение сроков регистрации и учёта документов.
2. Недостоверность статистической отчётности.
3. Нарушение требований к защите персональных данных участников процесса.
4. Неправильную организацию работы приёмной и личного кабинета.

Требования к квалификации

Порядок утверждения регламента

1. Подготовка проекта регламента отделом кадров и юридическим отделом суда.
2. Экспертиза проекта в судебном департаменте (при необходимости).
3. Согласование с руководством суда.
4. Утверждение приказом председателя суда.
5. Регистрация регламента в системе электронного документооборота и размещение на официальном сайте суда.

Контактная информация (для обращений граждан и юридических лиц)

Заключительные положения

Настоящий должностной регламент вступает в силу с момента его официального опубликования и обязателен к исполнению всеми сотрудниками отдела делопроизводства. При изменении нормативных актов или организационной структуры суда регламент подлежит актуализации в порядке‚ установленном Приказом Судебного департамента.

Дата актуализации: