Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Сроки хранения нотариальных записей
3. Сроки хранения судебных дел
4. Передача дел в архив и электронный учет
5. Уничтожение документов по истечении срока
6. Ответственность за нарушение правил хранения
7. Контактные данные для обращений

Нормативно‑правовая база

Сроки хранения нотариальных и судебных документов регулируются рядом федеральных актов:

• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 112 от  г. «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения» (с изменениями от  г.).
• Приказ Минюста России № 395 от  г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования нотариальных документов» (вступил в силу  г.).
• Федеральный закон № 339‑ФЗ от  г. «Об электронных нотариальных действиях» (вводит постоянное хранение электронных образов).
• Номенклатура дел мировых судей (утверждается ежегодно региональными департаментами судов).
• Приказ Судебного департамента № 56 от  г. (ред. от  г.) – уточняет порядок исчисления сроков.

Все сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по делу (пункт 2.9 Приказа № 112).

Сроки хранения нотариальных записей

Классификация нотариальных дел

Нотариальные документы делятся на две группы:

• Постоянные (неограниченный срок хранения) – акты, связанные с правом собственности, наследованием, сделками с недвижимостью, а также документы, подлежащие государственной регистрации.
• Временные – делятся на:
  • Срок до 10 лет (например, договоры займа, доверенности, заверенные копии).
  • Срок более 10 лет (например, нотариальные акты, связанные с долгосрочными обязательствами, которые подлежат передаче в архив после 10 лет).

Конкретные сроки

Электронные образы

Согласно ФЗ № 339‑ФЗ, нотариус обязан создать электронный образ всех документов, передать его в Единую информационную систему нотариата (ЕИС‑Нотариат) и хранить копию в архиве нотариальной палаты. Электронные образы считаются постоянными и подлежат защите в соответствии с ГОСТ Р 34.10‑2012.

Сроки хранения судебных дел

Общие принципы

Судебные документы делятся на:

• Документы постоянного хранения (дела, связанные с уголовными преступлениями, арбитражными спорами, где решение имеет прецедентный характер).
• Документы временного хранения – большинство гражданско‑правовых и административных дел.

Сроки по видам дел (по Приказу № 112)

Особенности исчисления

Если последний судебный акт был вынесен, например, в 2020 г., то срок хранения 3 года закончится 31 декабря 2023 г. (поскольку исчисление начинается с 1 января 2021 г.).

Передача дел в архив и электронный учёт

Порядок передачи

1. По истечении установленного срока нотариус (или суд) готовит акт передачи дел в архив.
2. Создаёт копии всех бумажных документов в виде электронных образов (скан‑формат PDF/A).
3. Электронные образы загружаются в ЕИС‑Нотариат (для нотариальных дел) или в ЕИС‑Суд (для судебных дел).
4. Физические документы передаются в нотариальный архив (постоянный или временный) либо в государственный архив судов в соответствии с номенклатурой дел.
5. После подтверждения приёма архивом документ считается переданным и более не находится в распоряжении нотариуса/суда.

Электронный учёт

Для контроля сроков хранения в системе предусмотрены автоматические напоминания о предстоящей передаче в архив и о необходимости уничтожения документов по истечении срока.

Уничтожение документов по истечении срока

Уничтожение производится только после официального акта об окончании срока хранения, подписанного руководителем архивного подразделения. Процедура включает:

• Составление плана утилизации (перечень документов, способ уничтожения).
• Проведение контролируемого уничтожения (шрединг, сжигание) в присутствии представителя архива.
• Подписание акта уничтожения обеими сторонами.
• Внесение записи в реестр уничтоженных документов.

Несоблюдение процедуры влечёт административную ответственность в соответствии с КоАП РФ (ст. 7.27 «Нарушение требований к хранению и уничтожению документов»).

Ответственность за нарушение правил хранения

Ответственность возлагается на:

• Нотариуса – за несоблюдение сроков, отсутствие электронных образов, нарушение порядка передачи в архив (ст. 7.27 КоАП РФ, статья 14.1 ФЗ «О нотариате»).
• Судью или судью‑секретаря – за несвоевременную передачу дел в архив, неправильный учёт сроков (ст. 7.27 КоАП РФ, статья 5.1 ФЗ «Об арбитражных судах»).
• Руководителей архивных подразделений – за отсутствие контроля над процессом уничтожения.

Штрафы могут достигать 150 000 рублей за каждое нарушение, а в случае систематических правонарушений – административный арест.

Контактные данные для обращений

Если у вас возникли вопросы по срокам хранения, передаче в архив или уничтожению документов, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

Для получения более детальной информации о конкретных сроках хранения в вашем регионе рекомендуется обратиться в нотариальную палату или в региональный суд по месту осуществления деятельности.

Статья подготовлена с учётом актуального законодательства на 2026 год. При изменении нормативных актов сроки могут быть скорректированы.