Архив судебного участка мирового судьи является структурным подразделением, обеспечивающим систематизированное хранение, учет и использование документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи. Правовое регулирование в этой сфере осуществляется на основании федерального законодательства и нормативных актов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.
Нормативно-правовая база
Основным нормативно-методическим документом, регулирующим порядок учета документов в архиве мирового судьи, является Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утверждённая приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 56 от 19 марта 2019 года.
Дополнительно применяются:
- Федеральный закон от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»
- Правила формирования электронного хранилища судебных дел и документов федеральных судов общей юрисдикции
- Региональные инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей
Основные принципы учета документов
Формы учета
В соответствии с действующим законодательством, учет документов в архиве судебного участка мирового судьи ведётся в двух форматах:
- На бумажном носителе — традиционные регистрационные реестры (журналы), описи дел, наряды
- В электронном виде — автоматизированные системы учета при наличии технической возможности
При наличии технической возможности регистрационные реестры (журналы), наряды, ведущиеся в суде, временного срока хранения до 5 лет, могут формироваться, храниться и использоваться в электронном виде без оформления на бумажном носителе.
Объекты учета
Учету подлежат все находящиеся на архивном хранении документы, включая:
- Судебные дела и материалы
- Документы по личному составу
- Корреспонденция (входящая и исходящая)
- Электронные документы, поступившие посредством электронной почты, факсимильной связи, телеграммы
- Иные документы, образующиеся в процессе деятельности мирового судьи
Порядок учета входящей корреспонденции
Согласно установленным правилам:
Учет входящей корреспонденции ведется в автоматизированном режиме, а также на бумажном носителе.
Все поступившие в судебный участок дела, материалы и иные документы, в т.ч. присланные посредством электронной почты, факсимильной связи, а также телеграммы, регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции.
Основные этапы организации архивного учета
| Этап | Содержание работ |
|---|---|
| Составление номенклатуры дел | Установление примерного состава дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей |
| Составление описей дел | Оформление описей дел (описей электронных дел) судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда и сводных описей дел суда |
| Подготовка к хранению | Оформление судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве судебного участка |
| Учет и хранение | Регистрация в учетных системах, размещение в архивных помещениях |
| Использование | Выдача документов по запросам, обеспечение доступа |
Сроки хранения и передача документов
Инструкция регламентирует следующие аспекты:
- Текущее хранение, документы храняться в судебном участке в течение установленных сроков
- Постоянное хранение — отбор дел (нарядов) для передачи в государственные архивы
- Уничтожение — выделение дел с истекшими сроками хранения для уничтожения в установленном порядке
Электронный документооборот
Современный этап развития архивного дела характеризуется активным внедрением электронных технологий. Правила формирования электронного хранилища судебных дел и документов устанавливают особенности:
- Формирования электронных регистрационных реестров
- Ведения электронных описей дел
- Обеспечения юридической значимости электронных документов
- Обеспечение сохранности электронных носителей
Контакты для обращений
Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации
Официальный сайт: https://dep.sudrf.ru
Адрес: 121260, г. Москва, ул. Поварская, д. 8/1
Телефон:/MathJax/ +7 (495) -40-41-41
Электронная почта: Обращения направляются через форму на официальном сайте
Порядок получения информации о конкретном судебном участке мирового судьи
Контактная информация конкретного судебного участка мирового судьи определяется его территориальной подчиненностью. Для получения информации рекомендуется:
- Обратиться к официальному сайту соответствующего регионального суда через единую информационную систему sudrf.ru
- Использовать «Гид по судебным делам» на портале ГАС «Правосудие»
- Направить запрос через личный кабинет участника процесса (при наличии регистрации)
Личный кабинет и электронные сервисы
Для участников процесса доступны следующие возможности:
Единый портал судов общей юрисдикции: https://sudrf.ru
Функционал личного кабинета:
- Подача документов в электронном виде
- Получение информации о движении дела
- Получение копий судебных документов
- Запись на личный прием
Личный прием граждан
Личный прием в судебном участке мирового судьи осуществляется в соответствии с утвержденным графиком. Общие правила:
- Прием граждан ведется мировым судьей лично
- График приема утверждается мировым судьей и размещается на информационных стендах
- В период временного отсутствия мирового судьи порядок ведения делопроизводства и приема граждан устанавливается Положением о порядке замещения мирового судьи
Рекомендация: точный график приема, а также информация о замещении уточняются непосредственно в соответствующем судебном участке или на его официальном сайте.
Структура архива судебного участка
Условно архивная деятельность включает следующие направления:
| Направление | Функции |
|---|---|
| Комплектование | Приём документов от делопроизводства, оформление дел к хранению |
| Учет | Ведение регистрационных реестров, описей, индексов |
| Хранение | Обеспечение сохранности документов, соблюдение режима хранения |
| Использование | Выдача документов, предоставление сведений, копирование |
| Экспертиза ценности | Отбор дел на постоянное хранение, выделение к уничтожению |
Руководство архивной деятельностью
Организационное руководство осуществляется в следующем порядке:
- Мировой судья — общее руководство деятельностью судебного участка, включая архивное делопроизводство
- Помощник мирового судьи — непосредственное ведение делопроизводства, подготовка документов к архивному хранению
- Секретарь судебного заседания — ведение протоколов, оформление материалов дела
Отзывы и обращения граждан
Граждане вправе направить:
- Запрос на получение информации о находящихся в архиве документах (в порядке ФЗ «Об обращениях граждан»)
- Запрос о предоставлении копий судебных документов
- Жалобу на действия (бездействие) должностных лиц судебного участка
Порядок подачи и рассмотрения жалоб устанавливается федеральным законодательством. Информация о результатах рассмотрения направляется заявителю в установленные законом сроки.
Важные рекомендации
Для эффективного взаимодействия с архивом судебного участка мирового судьи рекомендуется:
- Уточнять актуальные контактные данные на официальном сайте соответствующего суда
- При обращении за архивными документами заранее согласовывать время визита
- Для электронного взаимодействия использовать портал ГАС «Правосудие» или региональные сервисы
- При направлении запросов указывать максимально полные реквизиты дела (номер, дата, стороны)
Информация актуальна на . Для получения оперативных консультаций рекомендуется обращаться непосредственно в соответствующий судебный участок мирового судьи или через единый портал судов общей юрисдикции.