Дата актуализации:

Содержание

1. Общие положения
2. Термины и определения
3. Основания и цели отбора документов
4. Критерии отбора
5. Этапы процедуры отбора
6. Требуемый пакет документов
7. Ответственность и контроль
8. Порядок передачи в архив
9. Контактная информация
10. Отзывы и предложения

Общие положения

Настоящая инструкция регламентирует порядок отбора документов, подлежащих хранению в архив Федеральных судов общей юрисдикции (ФСОЮ)․ Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ, а также с нормативными актами Министерства юстиции РФ․

Термины и определения

• Документ – любой носитель информации, содержащий сведения о судебных делах, административных актах, служебных процедурах и т․п․
• Отбор – процесс выбора документов, которые подлежат передаче в архив для длительного хранения․
• Архивный фонд – совокупность документов, объединённых по тематике, времени создания или иному признаку․
• Служебный срок – период, в течение которого документ хранится в суде до момента передачи в архив․

Основания и цели отбора документов

Отбор документов осуществляется с целью:

1. Обеспечения сохранности исторически и юридически значимых материалов;
2. Оптимизации внутреннего документооборота и освобождения офисных помещений;
3. Соблюдения требований законодательства о сроках хранения и уничтожения документов․

Критерии отбора

Документы подлежат отбору, если они соответствуют одному или нескольким из следующих критериев:

• Документы, относящиеся к судебным делам, завершённым более 10 лет назад, но имеющие историческую ценность;
• Нормативные акты, приказы, распоряжения, издаваемые судом, которые сохраняются в течение 5 лет, после чего подлежат архивированию;
• Документы, содержащие сведения о судебных практиках, используемых в качестве прецедентов;
• Документы, указанные в распоряжении руководства суда как подлежащие постоянному хранению․

Этапы процедуры отбора

Процедура состоит из пяти последовательных этапов:

1. Идентификация документов – сотрудники отдела делопроизводства проводят ревизию текущих дел и формируют список потенциальных архивных материалов․
2. Экспертиза – экспертная комиссия (включающая главного архивариуса, судью‑консультанта и юриста) оценивает каждую позицию по установленным критериям․
3. Подготовка пакета – формируется пакет документов, включающий оригиналы, копии, реестры и акт об отборе․
4. Утверждение – акт об отборе подписывается руководителем суда и передаётся в архивный отдел․
5. Передача в архив – документы физически передаються в архив, где им присваивается архивный номер и вносятся в реестр․

Требуемый пакет документов

Для каждого отобранного документа необходимо подготовить следующий комплект:

• Оригинал документа (или заверенную копию)․
• Реестр отобранных документов (таблица с указанием номера, названия, даты создания, срока хранения)․
• Акт об отборе, подписанный всеми членами экспертной комиссии;
• Сопроводительное письмо с указанием целей архивирования․

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение настоящей инструкции возлагается на:

• Руководителя суда – окончательное утверждение актов об отборе․
• Главного архивариуса – контроль за правильностью оформления и передачей документов․
• Сотрудников отдела делопроизводства – своевременная подготовка и передача материалов․

Контроль выполнения инструкции осуществляется внутренним аудитором суда раз в квартал․ По результатам аудита составляется заключительный акт, который направляется в Министерство юстиции РФ․

Порядок передачи в архив

После утверждения акта об отборе документы передаются в архив в течение 5 рабочих дней․ При передаче оформляются:

1. Транспортный лист (с указанием количества и типа документов)․
2. Квитанция о получении, подписываемая представителем архива․
3. Электронный реестр, загружаемый в Личный кабинет суда для дальнейшего контроля․

Контактная информация

Официальный сайт

https://federalcourt․gov․ru

Горячая линия

+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Отдел делопроизводства: +7 (495) -23‑45‑68
• Архивный отдел: +7 (495) -23‑45‑69
• Служба технической поддержки сайта: +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

info@federalcourt․gov․ru

Личный кабинет

Для доступа к электронному реестру и отслеживанию статуса ваших запросов используйте Личный кабинет․ Регистрация производится по номеру служебного телефона․

Личный приём (личный прием)

Приём граждан и юридических лиц проводится в кабинете главного архивариуса․

График приёма

Отделы, участвующие в процессе

• Отдел делопроизводства
• Архивный отдел
• Юридический отдел
• Отдел информационных технологий (поддержка Личного кабинета)

Руководство

Главный судья Федерального суда общей юрисдикции – Иванов Сергей Петрович
Главный архивариус – Петрова Елена Викторовна
Заместитель руководителя отдела делопроизводства – Смирнов Алексей Николаевич

Отзывы и предложения

Мы ценим обратную связь от пользователей․ Вы можете оставить отзыв или предложить улучшения через:

• Форму обратной связи на официальном сайте (https://federalcourt․gov․ru/feedback)․
• Электронную почту feedback@federalcourt․gov․ru․
• Телефон горячей линии, указанный выше, с пометкой «Отзыв»․

Все полученные отзывы рассматриваются в течение 10 рабочих дней, а результаты – публикуются в разделе «Отзывы» личного кабинета․

Соблюдение настоящей инструкции обеспечивает надёжную сохранность судебных документов, упрощает их поиск и использование, а также гарантирует соответствие требованиям российского архивного законодательства․ При возникновении вопросов настоятельно рекомендуется обращаться в указанные выше контактные пункты․