Дата актуализации:
Содержание
- Нормативно-правовая база
- Термины и определения
- Этапы работы с документами
- Типовые формы и образцы
- Ответственность и контроль
- Контактная информация
- Отзывы и предложения
Данная инструкция регламентирует порядок хранения‚ отбора и сдачи в архив документов‚ образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции (ФСОЮ). Цель инструкции – обеспечить:
- Соблюдение требований Федерального закона «Об архивном деле» и Приказа Министерства юстиции РФ от № 123/2024;
- Гарантированную сохранность и доступность судебных материалов;
- Эффективное использование архивных ресурсов и упрощение процесса передачи документов в государственный архив.
Нормативно-правовая база
Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок работы с документами в судах:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле»;
- Приказ Минюста РФ от № 123/2024 «Об утверждении Положения о порядке хранения‚ отбора и передачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции»;
- Приказ Верховного Суда РФ от № 45‑П «Об утверждении перечня документов‚ подлежащих обязательному архивированию»;
- Методические рекомендации по электронному документообороту в судах (приказ Минюста РФ от № 87‑Э).
Термины и определения
| Термин | Определение |
|---|---|
| Документ | Официальный бумажный или электронный носитель‚ содержащий сведения о судебном разбирательстве. |
| Отбор | Процесс определения‚ какие документы из общего массива подлежат передаче в архив‚ а какие – уничтожению. |
| Сдача в архив | Официальное передача выбранных документов в государственный архив с оформлением соответствующего акта. |
| Личный кабинет | Персональная электронная площадка судьи/служащего для работы с документами и подачи запросов в архив. |
Этапы работы с документами
Приём и классификация документов
Все входящие документы (письма‚ постановления‚ протоколы‚ материалы дел) регистрируются в Единой системе учёта документов (ЕСУД) в течение 3 рабочих дней с момента получения.
Сроки хранения
- Документы‚ относящиеся к уголовным делам – 30 лет;
- Гражданские и административные дела – 20 лет;
- Внутренние служебные документы (приказы‚ распоряжения) – 10 лет;
- Электронные версии – хранятся в течение тех же сроков‚ но могут быть продлены решением суда.
Отбор документов для архивирования
- Составляется план отбора на каждый календарный год (план утверждается руководителем судебного отдела).
- Проводится проверка соответствия документов Перечню документов‚ подлежащих архивированию (см. Приложение 1).
- Документы‚ не подпадающие под обязательный архив‚ могут быть уничтожены после согласования с архивным отделом.
Подготовка актов сдачи в архив
Для каждой партии документов оформляется Акт сдачи в архив (форма А‑1). В акте указываются:
- Наименование и количество документов;
- Код архивного фонда;
- Сроки хранения;
- Подписи ответственных лиц (секретарь‚ руководитель отдела‚ представитель архива).
Передача документов в архив
Документы передаются в Государственный архив РФ (ГАРФ) в течение 30 дней после подписания акта. При передаче:
- Осуществляется физическая доставка (курьерская служба) или электронная передача через защищённый канал (для электронных документов).
- Получатель подписывает Квитанцию о приёме‚ которая возвращается в суд.
Учет и контроль после сдачи
После передачи в архив суд обязан вести реестр переданных документов в ЕСУД‚ где фиксируются:
- Дата передачи;
- Номер акта сдачи;
- Код фонда и ячейки архива;
- Ответственный за хранение в суде.
Типовые формы и образцы
- Форма А‑1 «Акт сдачи в архив» – скачать
- Форма Б‑2 «План отбора документов» – скачать
- Форма В‑3 «Квитанция о приёме» – предоставляется архивом.
Ответственность и контроль
Ответственность за соблюдение инструкции распределяется следующим образом:
- Судья – утверждает план отбора‚ контролирует соответствие сроков хранения.
- Главный архивный специалист – обеспечивает правильность оформления актов и взаимодействие с ГАРФ.
- Секретарь суда – регистрирует документы в ЕСУД и ведёт реестр переданных материалов.
- Контрольный орган (Управление контроля архивного дела Минюста РФ) – проводит плановые проверки раз в 2 года.
Контактная информация
Официальный сайт
https://federalcourt.gov.ru
Горячая линия
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Отдел архивного дела – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел электронного документооборота – +7 (495) -23‑45‑69
- Юридический отдел – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
E‑mail: info@federalcourt.gov.ru
Личный кабинет
Для доступа к личному кабинету используйте портал https://personal.federalcourt.gov.ru. В кабинете доступны:
- Регистрация и подача заявок на архивирование;
- Просмотр статуса документов;
- Получение электронных копий актов и квитанций.
Личный приём (приёмные часы)
Руководитель отдела архивного дела: Иванов Сергей Петрович
График приёма: понедельник‑пятница‚ 10:00‑12:00‚ 14:00‑16:00 (по предварительной записи).
Отделы и их руководители
| Отдел | Руководитель | Контактный телефон |
|---|---|---|
| Отдел архивного дела | Иванов С. П. | +7 (495) -23‑45‑68 |
| Отдел электронного документооборота | Петрова А. В. | +7 (495) -23‑45‑69 |
| Юридический отдел | Смирнов Д. И. | +7 (495) -23‑45‑70 |
| Отдел кадров | Кузнецова Е. Н. | +7 (495) -23‑45‑71 |
Руководство суда
Председатель суда: Петрова Мария Владимировна
Заместитель председателя: Козлов Алексей Сергеевич
Отзывы и предложения
Мы ценим обратную связь от сотрудников и пользователей. Пожалуйста‚ оставляйте свои отзывы и предложения по улучшению работы с архивными документами:
- Электронная форма обратной связи – https://federalcourt.gov.ru/feedback
- Электронный ящик для предложений – suggestions@federalcourt.gov.ru
- Горячая линия – +7 (495) -23‑45‑67 (в рабочие часы)
Примечание: Данная инструкция является обязательной для исполнения всеми подразделениями федеральных судов общей юрисдикции. При возникновении вопросов следует обращаться в отдел архивного дела.